Palveluntarjoajille:
Ohjeet:
Palvelutapahtumien kirjaaminen
Tässä ohjeessa kerrotaan:
- Kuinka palvelutapahtuma kirjataan tapahtumariville
- Kuinka tapahtumarivi avataan muokattavaksi tai poistetaan
- Kuinka palvelutapahtuma muodostetaan hoitopalautteen perusteella
- Kuinka palvelutapahtuma muodostetaan kuukausiraportin perusteella
- Kuinka palvelutapahtuma muodostetaan uudella asumisen mallilla
Kun asiakkaan päätös on aktivoitu, voi päätökselle lisätä palvelutapahtumia. Päätöksen myöntävä organisaatio määrittää, monenko päivän kuluessa toteutuneesta palvelutapahtumasta kirjaus on tehtävä.
Kirjaudu portaaliin ja siirry sen jälkeen Asiakkaat-sivulle.
Valitse tarvittaessa oikea organisaatio ja klikkaa palvelun nimeä, jolloin sen alle listautuvat kaikki aktivoimasi asiakkaat. Kun seteli on käytetty loppuun, saat sen näkyviin lisäämällä valinnan kohtaan Näytä vanhat asiakkaat/päätökset. Vanhalle setelille saa annettua hoitopalautteen ja sen saa laskutettua normaalisti, vaikka se näkyy asiakaslistauksessa harmaana.
Klikkaa sen asiakkaan päätöksen numeroa, jonka tiedot haluat avata. Tästä avautuu kyseisen päätöksen tiedot.
Palvelusta riippuen palvelutapahtuma joko kirjataan riville tai muodostetaan automaattisesti hoitopalautteen perusteella.
Tapahtumat-otsikon alla näkyy myöntävän organisaation kirjoittama ohjeteksti palvelutapahtuman ja hoitopalautteen kirjaamiseen liittyen. Ohje on palvelukohtainen.
Tapahtumat-otsikon alla näkyy rivejä palvelutapahtuman kirjaamista varten. Mikäli et näe palvelutapahtuman kirjausrivejä, tarkista käyttäjähallinnasta, että sinulla on hoidolliset oikeudet kyseiseen palveluun.
Kirjoita riville asiakkaan palvelutapahtuma, kukin tapahtuma lisätään omalle rivilleen. Kirjoita Päivämäärä-sarakkeeseen palvelutapahtuman päivämäärä tai jakso. Valitse Palvelu-kentän alanuolen valikosta toteutunut palvelu, kirjoita palvelun Määrä palvelun yksikön mukaisesti (esim. vuorokausien määrä), valitse valikosta palvelutapahtuman toimipiste, jos päätöksellä on useampia toimipisteitä, sekä täytä mahdolliset muut tarvittavat tiedot.
Rivitiedot tallennettuasi klikkaa Tallenna muutokset -painiketta. Tallennuksen jälkeen tarkista vielä tapahtumarivin tiedot ja palvelusetelillä katettava osuus sekä asiakkaan omavastuuosuus.
Sivulla näytetään oletusarvoisesti ainoastaan laskuttamatta olevat tapahtumat. Saat laskutetut tapahtumat näkyviin valitsemalla Laskutettu -välilehden.
Mikäli haluat myöhemmin muokata tapahtumatietoja, klikkaa tapahtumarivin oikeasta reunasta palvelutapahtumatietojen muokkaus -painiketta. Tee tarvittavat muutokset ja valitse rivien alapuolelta Tallenna muutokset. Palvelutapahtuma on muokattavissa kirjausajan puitteissa.
Kun tapahtumarivi on muokkaustilassa, vaihtuu muokkaus-painikkeen tilalle Poisto-painike:
Klikkaa Poisto-painiketta, kun haluat poistaa tallentamasi palvelutapahtumarivin.
Palvelutapahtuman muodostaminen hoitopalautteen perusteella
Joissain palveluissa palvelutapahtumaa ei kirjata riville, vaan se muodostuu hoitopalautteen perusteella.
Klikkaa asiakkaan päätössivulta, Hoitopalautteet-otsikon alta Uusi hoitopalaute -linkkiä, ja täytä tiedot. Jos et pysty täyttämään kaikkia tietoja, voit tallentaa hoitopalautteen keskeneräisenä valitsemalla Tallenna lähettämättä. Pääset myöhemmin muokkaamaan aloittamaasi palautetta.
Huomioithan, että päätöksellä voi olla kerrallaan vain yksi keskeneräinen palaute. Jotta uuden palautteen voi täyttää, tulee keskeneräinen palaute lähettää tai poistaa, ennen uuden palautteen avaamista.
Kun hoitopalaute on valmis, valitse Hyväksy ja lähetä. Hoitopalautteen lähettämisen jälkeen palautelomakkeen tietoja ei enää voi muokata. Palvelutapahtuma muodostuu palautteen lähettämisen yhteydessä automaattisesti:
Huomaa, että hoitopalautteen perusteella muodostettuja palvelutapahtumia ei pääse muokkaamaan.
Palvelutapahtuman muodostaminen kuukausiraportin perusteella
Joissakin palveluissa, esimerkiksi palveluasumisessa, tapahtumien muodostaminen tapahtuu täyttämällä kuukausittain kuukausiraportti.
Klikkaa asiakkaan päätössivulta, Kuukausiraportit-otsikon alta Uusi kuukausiraportti -linkkiä, ja täytä tiedot. Kuukausiraportille kirjataan asiakkaan poissaolojaksot raportointijakson aikana ja järjestelmä laskee kuukausiraportin perusteella automaattisesti, kuinka paljon palveluntuottaja pystyy laskuttamaan palvelun tilaavalta organisaatiolta. Mikäli raportointijakson aikana ei ole poissaoloja tai poikkeuksia, tarvitsee raportille valita vain Raportointijakso. Kuukausiraportin täyttäminen ja laskutussäännöt ovat palvelua myöntäjän organisaation päätettävissä, joten raportin täyttämisestä on olemassa usein erillinen ohje.
Palveluasumisen keskeytykset raportointijakson aikana kirjataan lisäämällä päivämäärät kenttiin Päivä, jona keskeytys on alkanut sekä Asiakkaan paluupäivä.
Jos asiakkaan paluupäivä ei ole raportointijakson aikana, jätetään Asiakkaan paluupäivä -kenttä täyttämättä.
Jos asumisen keskeytys on alkanut jo edeltävän (tai aiemman) kuun aikana, täytetään Päivä, jona keskeytys on alkanut -kenttään sama keskeytyksen alkupäivä ja keskeytyksen syy, kuin sen kuun raportilla, jona keskeytys on alkanut. Asiakkaan paluupäivä -kenttään kirjataan keskeytyksen päättymispäivä.
Jos keskeytys on alkanut jo edeltävän kuun aikana, ja keskeytys jatkuu kokonaisuudessaan raportoitavan jakson yli (esim. keskeytys alkaa maaliskuussa ja loppuu toukokuussa), kirjataan raportointijaksolta tällöinkin oma kuukausiraportti. Yli raportointijakson jatkuva keskeytys merkitään kirjaamalla keskeytyksen alkupvm sekä keskeytyksen syy, vastaavasti kuin edeltävälle kuulle on kyseisen keskeytyksen osalta merkitty. Keskeytyksen loppupvm jätetään tyhjäksi.
Jos et pysty täyttämään kaikkia tietoja, voit tallentaa kuukausiraportin keskeneräisenä valitsemalla Tallenna lähettämättä. Pääset myöhemmin muokkaamaan aloittamaasi raporttia.
Huomioithan, että päätöksellä voi olla kerrallaan vain yksi keskeneräinen raportti. Jotta uuden kuukausiraportin voi täyttää, tulee keskeneräinen raportti lähettää tai poistaa, ennen uuden raportin avaamista.
Kun kuukausiraportti on valmis, valitse Hyväksy ja lähetä. Kuukausiraportin lähettämisen jälkeen raportin tietoja ei enää voi muokata. Palvelutapahtuma muodostuu kuukausiraportin lähettämisen yhteydessä automaattisesti.
Huomaa, että kuukausiraportin perusteella muodostettuja palvelutapahtumia ei pääse muokkaamaan.
Palvelutapahtuman muodostaminen uudella asumisen mallilla
Joissakin palveluissa tapahtumien muodostaminen tapahtuu uudistetulla asumispalvelujen raportilla. Kirjausnäkymässä palvelun poissaolojaksot kirjataan raportointijaksolle omille riveilleen ilman kuukausiraporttia.
Järjestelmä laskee syötettyjen tietojen perusteella automaattisesti, kuinka paljon palveluntuottaja pystyy laskuttamaan palvelun myöntäjäorganisaatiolta. Laskutussäännöt ovat palvelun myöntäjäorganisaation päätettävissä.
Pääset aloittamaan raportin täyttämisen asiakkaan päätökseltä. Valitse raportointijakso, jonka tapahtumia olet raportoimassa. Jos asiakas on paikalla koko raportointijakson, voit valita suoraan Tallenna raportointijakson valitsemisen jälkeen.
Kun kirjaat esimerkiksi poissaolon valitse oikea rivityyppi, jonka haluat lisätä raportille. Valitse riville Alkupvm ja tarvittaessa myös Loppupvm, jos kirjaat poissaolojaksoa. Voit lisätä useita eri rivityyppejä.
Jos asiakkaan poissaolo jatkuu raportointijakson yli, merkitään poissaolon rivityypille vain Alkupvm. Loppupvm jätetään tällöin tyhjäksi. Näin järjestelmässä jatketaan asiakkaan poissaoloa seuraavalla raportointijaksolla.
Kun raportoit seuraavaa raportointijaksoa, järjestelmä näyttää asiakkaan kohdalla avoimen poissaolojakson automaattisesti. Jos asiakas on palannut tässä seuraavassa raportointijaksossa takaisin, merkitse poissaoloriville Loppupvm.
Mikäli poissaolo jatkuu vielä koko seuraavan raportointijakson ajan, tulee järjestelmään tallentaa tieto poissaolon jatkumisesta koko raportointijakson ajan, jotta laskutettavat tapahtumakirjaukset muodostuvat oikein.
Kun tarvittavat rivit on syötetty, valitse Tallenna. Järjestelmä luo laskutettavat tapahtumat palvelun laskutussääntöjen mukaisesti.
Mikäli huomaat tallennetun raportin tiedoissa virheitä, pääset muokkaamaan virheellisen rivin tietoja Muokkaus-painikkeesta. Tarvittaessa voit myös poistaa raportille lisätyn rivin. Kun olet tallentanut muutokset, järjestelmä päivittää laskutettavat tapahtumat muokattujen tietojen mukaisesti.
On mahdollista, että palvelussa käytetään erilaisia kirjaustapoja. Esimerkiksi palveluasumisessa asuminen voidaan kirjata edellä kuvatulla raportilla, kun taas ateriat kirjataan suoraan tapahtumariville.
Palvelukohtaiset kirjausohjeet löytyvät aina päätökseltä Tapahtumat–otsikon alta.