Polycon

Käyttäjähallinta

Tässä ohjeessa kerrotaan:

Käyttäjäoikeuksia voidaan hallinnoida joko käyttäjätasolla tai toimipisteittäin. Toimipistehallinta-sivulta voit määritellä haluatteko hallinoida oikeuksia toimipistetasolla. Tällöin käyttäjälle annetaan oikeudet tietyn toimipisteen tietoihin, eikä hän välttämättä pääse näkemään kaikkien toimipisteiden tietoja.

Yrityksen tiedoissa Käyttäjähallinta-sivulla pääset myös muokkaamaan portaaliin jo lisättyjen käyttäjien tietoja sekä tarvittaessa passivoimaan yksittäisen käyttäjän.

Mikäli käyttäjiä hallinnoidaan toimipistetasolla, niin Käyttäjähallinnassa käyttäjät näkyvät toimipisteittäin. Mikäli käyttäjälle on oikeudet useampaan toimipisteeseen, näkyy hänen tietonsa kaikkien niiden toimipisteiden alla, johon hänellä on oikeudet.

Mikäli käyttöoikeuksia hallitaan käyttäjätasolla niin Käyttäjähallinnassa käyttöoikeudet näkyvät yhtenä käyttäjälistana.

Halutessasi muokata tietyn käyttäjän tietoja valitse kyseisen käyttäjän rivin oikeasta laidasta Muokkaa. Avautuvassa ikkunassa pääset muokkaamaan käyttäjän tietoja (esim. määrittelemään käyttäjälle uuden salasanan vanhan unohduttua).

Uuden käyttäjän lisääminen

Kirjauduttuasi sisään portaaliin hallinnollisena käyttäjänä, pääset lisäämään käyttäjätunnukset yrityksesi muille työntekijöille.

Käyttäjähallinnassa pääset niin ikään muokkaamaan jo lisättyjen käyttäjien tietoja. Käyttäjähallintaan pääset valitsemalla yläreunan valintanauhalta Yrityksen tiedot ja tämän jälkeen avautuvan sivun vasemmasta laidasta Käyttäjähallinta.

Jos olet rekisteröinyt yrityksen portaaliin, roolisi on automaattisesti: Hallinnollinen. Rekisteröitymisen yhteydessä olet täyttänyt tietosi, mutta voit muokata niitä klikkaamalla omien käyttäjätietojesi rivin oikeassa reunassa olevaa Muokkaa-linkkiä.

Hallinnollinen käyttäjä voi lisätä uusia käyttäjiä portaaliin. Jokaiselle portaalia käyttävälle työntekijälle on syytä luoda portaaliin omat käyttäjätunnukset. Käyttäjähallinta-sivulla tämä tapahtuu valitsemalla kohta Lisää käyttäjä.

Kirjoita Lisää käyttäjä -ikkunan tietokenttiin huolellisesti oikeat tiedot. Huomioi, että tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.

Salasanan tulee olla vähintään kahdeksan (8) merkkiä pitkä ja sisältää vähintään kolmea seuraavista merkkityypeistä: pieniä kirjaimia, isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä, esim. &%¤#.  Lisättyäsi uuden käyttäjän muista toimittaa luotu käyttäjätunnus ja siihen kytketty väliaikainen salasana turvallisesti kyseessä olevalle työntekijälle. Väliaikainen salasana tulee vaihtaa uuteen, kun käyttäjä kirjautuu ensimmäistä kertaa portaaliin uusilla tunnuksillaan. 

Kun lisäät uuden käyttäjän, näkyy käyttäjän matkapuhelinnumeron kohdalla teksti Matkapuhelinnumero on vahvistamatta. Matkapuhelinnumeron vahvistaminen tapahtuu käyttäjän ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. 

Jos uusi käyttäjä lisätään yrityksen rekisteröinnille ennen kuin yritys on hakeutunut palveluntuottajaksi tai saanut täytettäväkseen sopimuksia, tapahtuu puhelinnumeron vahvistaminen käyttäjätiedoista.

Uuden käyttäjän tulee kirjautua omalle käyttäjätunnukselleen ja valita sen jälkeen portaalin etusivun valintanauhasta kohta Yrityksen tiedot. Tämän jälkeen Yrityksen tiedot -sivun vasemmalla olevasta valikosta valitaan kohta Omat tietoni, ja käyttäjä pääsee vahvistamaan puhelinnumeronsa Matkapuhelinnumero -kentän alta, kohdasta Vahvista nyt!

Jokaiselle käyttäjälle tulee lisäksi määritellä käyttäjän rooli(t) sekä mihin toimipisteisiin käyttäjällä on oikeudet, mikäli käyttäjäoikeuksia hallinnoidaan toimipistetasolla. Käyttäjälle voidaan valita oletustoimipiste, mikäli yrityksellä on useampi kuin yksi toimipiste.

Roolikuvakkeiden selitykset

Hallinnollisten tietojen käsittely: käyttäjä pystyy täyttämään hakemuksia ja muokkaamaan yrityksen yhteystietoja sekä hallitsee yrityksen portaalikäyttäjien oikeuksia.

Ajanvaraus / palveluseteleiden aktivointi: Käyttäjä pystyy aktivoimaan palvelusetelin, mutta ei näe setelin liitedokumentteja. 

 

Hoitotietojen ja palvelutapahtumien käsittely: Käyttäjä pystyy aktivoimaan setelin, tekemään tapahtumakirjaukset sekä antamaan hoitopalautteen. Lisäksi käyttäjä näkee setelin liitteenä olevat dokumentit. Huomaa, että käyttäjälle on annettava erikseen oikeudet jokaiseen yrityksen tarjoamaan palveluun:

Laskutustietojen käsittely: Käyttäjä pystyy muodostamaan laskuviitteen.

Tarjousten käsittely: Käyttäjällä on oikeus yrityksen tarjousten käsittelyyn. Käyttäjältä voidaan tarvittaessa poistaa tarjousten käsittelyoikeus tarjouspyyntökohtaisesti.

Käyttäjän passivointi

Käyttäjähallinnassa voit myös passivoida yksittäisen käyttäjän. Tämä tapahtuu klikkaamalla käyttäjän rivin oikeasta laidasta Passivoi ja määrittelemällä käyttäjätunnukselle viimeinen voimassaolopäivä. Viimeinen voimassaolopäivä syötetään sille varattuun kenttään, ja käyttäjätunnus voidaan tällä tavoin valitun päivämäärän mukaisesti passivoida joko heti tai asettaa passivoitumaan tiettynä päivänä tulevaisuudessa.

Aiemmin passivoidut käyttäjät eivät automaattisesti näy Käyttäjähallinta-sivun listassa. Saadaksesi passivoidut käyttäjät näkyviin lisää ruksi listan yläpuolelle kohtaan Näytä myös passivoidut käyttäjät. Tätä kautta pääset myös muokkaamaan käytöstä poistettujen käyttäjien tietoja ja aktivoimaan käyttäjätunnuksen takaisin käyttöön.