Jyväskylän kaupunki monipuolisti hoitotarvikejakeluaan Effector Hoitotarvikejakelu -järjestelmän laajennuksella. Effector Hoitotarvikejakelu on ollut Jyväskylässä käytössä jo vuodesta 2011. Uutena toimintona otettiin käyttöön asiakkaan sähköinen asiointi portaalissa sekä Effector Mobile. Samalla käynnistettiin asiakkaan hoitotarvikkeen noutoa helpottava uudistus, joka mahdollistaa asiakkaiden noutaa tilaamiaan hoitotarvikkeita Smartbox-noutolokeroista.
”Jyväskylän keskitetyn hoitotarvikepalvelun asiakasmäärä on kasvanut viime vuosina paljon ja ilman ajanvarausta toimiva palvelupiste on ollut jatkuvasti ruuhkainen. Palvelutarjontaa haluttiin laajentaa vuoden 2021 alusta sähköisesti tehtäviin hoitotarviketilauksiin, joka tarjoaa asiakkaille joustavammat mahdollisuudet käyttää palvelua, eikä ole pelkästään sidottu hoitotarvikepalvelun aukioloaikoihin.”, Leevi Tuohiluoma Jyväskylän kaupunki, sovellusasiantuntija
Asiakastilausten keskiössä monipuolisuus ja asiakaslähtöisyys
Puhelimitse tilaamisen lisäksi uudistuksen myötä asiakkaat voivat tilata hoitotarvikkeita myös palse.fi -portaalin (www.palse.fi) kautta. Kun tilaus on noudettavissa, saa asiakas siitä tiedon ja ohjeet Smartbox-jakeluautomaatin lokeron avaamiseksi. Lokerikko avautuu joko näppäilemällä avauskoodin tai lukemalla noutoilmoituksessa tulleen QR-koodi lokerikon lukijalla.
”Osalle hoitotarvikepalvelun asiakkaista sähköisen palvelun ja lokeroautomaatin käyttö on ollut alusta alkaen vaivatonta ja hoitotarvikepalvelussa ohjataankin jatkuvasti uusia asiakkaita sähköisen tilaustavan käyttöön. Myös puhelimitse vastaanotettavat hoitotarviketilaukset voidaan palvelussa kirjata Effectoriin asiakastilauksina ja toimittaa sitten lokeroautomaattiin tai terveysasemille noudettavaksi, joten tämä palvelee monia eri asiakasryhmiä.”, kuvaa Leevi Tuohiluoma
Myöhemmin tulee vielä käyttöön ominaisuus, jolla Jyväskylän terveyspalveluiden tietyt työntekijäryhmät voivat tilata hoitotarvikkeita asiakkaiden puolesta Effector Mobilen kautta. Tämä helpottaa esimerkiksi kotihoidon piirissä olevien asiakkaiden hoitotarvikkeiden tilaamista.
Hoitotarvikejakelun prosessista sujuvampi
”Palse.fi-portaalin kautta tehtävällä tilauksella asiakas voi tilata hoitotarvikkeita kauempana sijaitseville terveysasemille tai Kyllön terveysaseman noutolokerikkoon ja asiakas saa tekstiviestillä ilmoituksen, kun tilaus on noudettavissa. Tällä pyritään tasaamaan keskitetyllä palvelupisteellä tapahtuvaa asiointia, jolloin asiakasohjaukselle sekä varastonhallinnalle jää enemmän aikaa.” sanoo Leevi Tuohiluoma
Portaalitilauksista ja Smartbox-noutolokerikon kautta toimitettavista asiakastilauksista on siten etua myös hoitotarvikejakelulle, sillä monet prosessin vaiheet ovat automatisoituja.
Noutoprosessi lokeron kautta lyhyesti:
- Asiakas tilaa hoitotarvikkeen.
- Tilaus kerätään pakettiin ja paketti merkitään tarralla.
- Tarran tiedot luetaan Effector Mobilella paketin QR-koodia hyödyntäen, jolloin Effector lähettää Smartboxille varaus- ja avauskutsun.
- Tietojen perusteella Smartbox varaa sopivan kokoisen lokeron ja ilmoittaa Effectorille asiakkaalle toimitettavan lokeron numeron ja avauskoodin.
- Hoitotarvikejakelu asettaa paketin lokeroon, jonka jälkeen Effector lähettää asiakkaalle tekstiviestillä noutoilmoituksen ja tiedot lokeron avaamista varten.
”Hoitotarvikepalvelussa eletään nyt käyttöönoton jälkeistä aikaa, jolloin uusi ja vanha toimintamalli ovat vielä sulavasti sekaisin, mutta uusien asiakastilausten määrä kasvaa koko ajan ja palvelussa ollaan toiminnallisuuteen tyytyväisiä. Uuden toimintamallin käyttöönottoprosessi sujui suunnitellussa aikataulussa ja hyvässä yhteistyössä Polyconin sekä lokerikkotoimittajaksi valitun Smartboxin kanssa.” kuvaa Leevi Tuohiluoma
Kun asiakas on noutanut paketin, lähettää Smartbox Effectorille tiedon, jonka perusteella Effector muuttaa tilauksen toimitetuksi. Effectorin ja Smartboxin välinen kommunikaatio tapahtuu suurimmalta osin automaattisesti ja sähköisesti, jolloin hoitotarvikejakelun työntekijöiden ei tarvitsee käyttää työaikaansa tiedonvälitykseen eikä mekaaniseen kirjaamiseen.
Effectorissa on useita asiakastilauksen keräilyä helpottavista ominaisuuksista. Effector esimerkiksi tunnistaa ja osaa yhdistää varastotilanteen sekä asiakastilauksella olevien tuotteiden määrän, ohjelmasta voi hakea keräilyvalmiita asiakastilauksia ja tulostaa asiakaskohtaisia keräilylistoja.