Polycon Oy:n tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen
seloste
REKISTERINPITÄJÄ
Polycon Oy, Linnoitustie 2, 02600 Espoo, puh. 010 470 9680
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava, Polycon Oy, tietosuoja@polycon.fi
REKISTERIN NIMI
Polycon Oy:n asiakastietojen/henkilötietojen rekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään Polycon Oy:n sisäisen toiminnan hallinnointiin sekä asiakassuhteen ja asiakasviestinnän hoitamiseen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin kerätään henkilöstöstä ja asiakkaista seuraavat tiedot:
käyttäjäkohtaiset tiedot: nimitiedot, osoitetiedot, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero
rekrytoitavien hakijoiden hakemus- ja henkilötiedot
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai asiakasyrityksen edustajalta asiakassuhteen aikana.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Polycon ei käytä tai hyödynnä aineistoa muuhun kuin ydintoimintansa mukaiseen tarkoitukseen. Asiakkaan aineistoa ei näytetä, eikä luovuteta sivulliselle eikä anneta sitä oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. Muilta osin rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterissä olevia tietoja ulkopuolisille.
TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteri on niiden Polycon Oy:n omaan ja asiakkaiden henkilökuntaan kuuluvien henkilöiden käytössä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterissä olevan tiedon muokkaaminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä Polycon Oy:ssä tai Polycon Oy:n asiakasorganisaatioissa pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on käyttöoikeus myönnetty.
Tiedot on suojattu tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta. Tiedostoista otetut varmuuskopiot säilytetään turvallisessa paikassa. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetulla verkolla. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Polycon Oy säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti
TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyn erikseen niin kirjallisesti pyytäessä toimitetaan kaikki häntä koskevat henkilötiedot järjestelmästä. Tiedot toimitetaan selkokielisessä formaatissa
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Mikäli rekisteröity pyytää oikaisemaan virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja, tehdään muutokset sen perusteella. Oikaisupyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja pyynnöt kohdistetaan lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyhin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Polycon on varautunut EU:n GDPR tietosuoja-asetukseen seuraavien alakohtien esittämällä tavalla.
Oikeus tulla unohdetuksi toteutetaan merkitsemällä tiedot siten, ettei niitä enää käsitellä järjestelmässä. Tietoja ei ylikirjoiteta vaan anonymisoidaan siten, ettei rekisteröity ole enää tunnistettavissa.
Henkilötiedot voidaan siirtää toiseen järjestelmään siirrettävällä muistivälineellä.
Polycon ei suorita automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisteröidyllä käyttäjällä on oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
Rekisteröidyllä käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.