50 päivää hyvinvointialueiden toiminnan aloittamiseen

Sote-uudistuksen valmistelut käynnistyvillä hyvinvointialueilla ovat pikkuhiljaa loppusuoralla tämän vuoden osalta, sillä hyvinvointialueiden käynnistymiseen on enää 50 päivää. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyy 1.1.2023, minkä yhteydessä Helsingin kaupunkia lukuun ottamatta sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuu siirtyy kunnilta hyvinvointialueille.

Effector-tietojärjestelmä on laajasti käytössä käynnistyvillä hyvinvointialueilla ja hyvinvointialueiden valmistelu onkin näkynyt merkittävästi Polyconin arjessa tänä syksynä. Polyconilla on parhaillaan käynnissä eri laajuisia hyvinvointialuevalmisteluihin liittyviä projekteja yhteensä 18 käynnistyvän hyvinvointialueen kanssa.

Hyvinvointialueiden toiminnan aloitus on valtava muutos kaiken kaikkiaan, kun erillisorganisaatioiden prosesseja, toimintoja ja tietojärjestelmiä yhdistetään. Tiina Leikkari, tietojärjestelmäsuunnittelija Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiristä, kokee, että Effector-tietojärjestelmään liittyvän projekti on hyvällä mallilla, mutta näin valtavassa muutoksessa olisi luonnollisesti ollut etua, jos olisi käytettävissä enemmän aikaa miettiä vaikutuksia ja tarvittavia muutoksia myös pidemmällä aikavälillä. ”Hyvinvointialueen organisoitumisessa kokonaisuudessaan on ollut niin paljon erilaisia tehtäviä ja taustojen suunnittelua, että yksittäisten järjestelmien muutoksiin ei ole välttämättä jäänyt niin paljon aikaa kuin olisi toivottu.” Leikkari kertoo. Etelä-Pohjanmaalla on kuitenkin jo ennestään pitkät perinteet alueellisista järjestelmistä sekä muusta yhteistyöstä, esim. potilastietojärjestelmän osalta, mikä helpottaa kokonaisuuden suunnittelussa.

Suunnittelusta toteutukseen

Etelä-Pohjanmaalla Effector on laajasti käytössä apuvälinepalveluiden, julkisen kilpailutuksen ja hoitotarvikkeiden sähköisten prosessien hallinnoimisessa. Effectorin osalta kyseessä on Etelä-Pohjanmaan alueella suuri projektikokonaisuus, joka sisältää toimintamallien yhdistämistä, uuden organisaation viemisen Effectoriin, päätöstietojen konversion, integraatioiden muutokset sekä uusien toimintojen käyttöönottoja ja alueellisia laajennuksia. ”Näin mittavat muutokset ovat aina suuruusluokaltaan yllättäviä, vaikka muutoksiin on valmistauduttu. Projektin etenemisen yhteydessä on todettu, että muutos onkin isompi ja läpileikkaavampi kuin etukäteen osattiin kuvitella”, Leikkari toteaa. Projektissa on suunniteltu ja linjattu mitä pitää olla valmiina hyvinvointialueiden toiminnan alkaessa ja mitä toimintoja voidaan toteuttaa ensi vuoden puolella. ”Asiakas on priorisoinut asiat ja heillä on selkeä pidemmän tähtäimen suunnitelma sen suhteen, että miten jatketaan ensi vuonna”, Polyconin projektipäällikkö Ida Mäkelä kertoo. Leikkarilla ja Mäkelällä on projektin suhteen luottavainen olo maaliin pääsyn ja tavoitteiden saavuttamisen suhteen.

Leikkari ja Mäkelä kertovat, että projekti on pilkottu osaprojekteihin siten, että jokaista Effectorin osajärjestelmää ja toiminnallisuutta edistää oma työryhmä. Tämä säästää aikaa kuin keskeiset asiantuntijat edistävät oman alueensa toimintoja. Mäkelä kertoo, että myös Polyconin resursseja on jaettu niin, että esimerkiksi Effector Hoitotarvikejakelun merkittävän alueellisen laajentumisen sekä uusien toiminnallisuuksien käyttöönotosta vastaa oma osaprojektin vetäjä.

Leikkari ja Mäkelä ovat samaa mieltä siitä, että projektissa haastavinta ja aikaa vievintä on ollut taustatietojen suunnittelu ja tekeminen eli organisaatiorakenteen valmistelu, sillä se on kaiken toiminnan pohja ja kattaa koko Effectorin. Projektissa ollaan tällä hetkellä siirrytty juuri suunnitteluvaiheesta konkretiaan. ”Projektin tilanne on se, että tarvittavat määrittelyt on saatu tehtyä ja nyt eletään tiukkaa toteutusvaihetta eli käydään läpi toimintoja eri osajärjestelmien osalta. Katse on tekemisessä niin, että saadaan tarvittavat toimenpiteet tehtyä vuoden vaihteeseen mennessä.”, Mäkelä kuvailee. Seuraavaksi tarkoituksena on viedä uusi organisaatiorakenne Effectorin testiympäristöön ja suorittaa tarvittavat konversiotyöt testiympäristössä.

Yhteistyöllä parhaat tulokset

Hyvinvointialuevalmisteluprojektit ovat pääosin hyvin laajoja ja pitävät sisällään yleisistä Effectorin organisaatiorakenteista ja taustaohjauksista, integraatioihin ja Effectorin eri osajärjestelmiin liittyviä muutoksia ja laajennuksia. Näin laajoissa projekteissa yhteistyön merkitys kasvaa. Jokaisella projektilla on nimetty projektin vetäjä Polyconilta, mutta Polyconin asiantuntijat auttavat toisiaan kaikissa projekteissa omien osaamisalueidensa osalta. Leikkari ja Mäkelä korostavat yhteistyön merkitystä onnistuneelle projektille. Heidän kokemuksen mukaan projektin aikainen yhteistyö näkyy muun muassa tehokkaina projektipalavereina ja muutosten valmisteluissa. ”Polyconin kanssa yhteistyö on sujunut loisteliaasti ja asiantuntevasti. Palavereihin on saatu Polyconilta oikeat asiantuntijat ja heidän tekemisestä huokuu se, että heillä on oman järjestelmänsä paras asiantuntijuus. Projektin etenemisen varmistaa ennen kaikkea se, että meidän substanssiasiantuntijat ovat osallistuneet aktiivisesti projektipalavereihin, mikä on mahdollistanut hyvän keskustelun ja toimintamallien suunnittelun.”, Leikkari kertoo. Etelä-Pohjanmaalla tehdään jo ennestään paljon yhteistyötä eri kuntien ja sairaanhoitopiirin välillä ja heillä on pitkät perinteet yhteisten toimintamallien luomisessa. Tämä helpottaa hyvinvointialueiden valmisteluissa, kun luodaan uusia toimivia prosesseja hyvinvointialueen kattavaksi. ”Etelä-Pohjanmaan yhdessä tekemisen kulttuuri ja me-henki näkyy projektipalavereissa ja helpottaa varsinkin nyt kun siirrytään suunnitteluvaiheesta toteutukseen”, Mäkelä täydentää. ”Tehokkaisiin läpikäynteihin on vaikuttanut myös se, että asioita on mietitty paljon asiakkaan päässä sisäisesti eikä kaikki toiminta ja suunnittelu rajaudu pelkästään Polyconin fasilitoimiin projektipalavereihin.”, hän jatkaa.

Leikkari kiittää Polyconin projektipäällikköä Mäkelää loistavalla tasolla olevasta dokumentaatiosta ja tiedottamisesta projektin aikana sekä heidän omia substanssiasiantuntijoita aktiivisesta osallistumisesta oman työn ohella tarvittaviin keskusteluihin ja määrittelyihin. ”Kaikesta on aina voinut keskustella ja sopia, sekä olen voinut luottaa siihen, että vaikka en pääse johonkin palaveriin niin asiat hoituvat ja saan tarvittavat tiedot palaverin jälkeen”, Leikkari iloitsee.

Hyvinvointialueiden valmistelutöissä kaikki osapuolet ovat olleet uuden äärellä ja käydyistä keskusteluista on opittu paljon puolin ja toisin. Vaikka nyt otetaankin loppukiri loppuvuoden valmistelujen ja muutostöiden osalta niin työt tulevat jatkumaan myös ensi vuonna. ”On tiettyjä toimintoja, joita voidaan todeta toimivaksi vasta vuoden vaihteen jälkeen. Vaikka hyvinvointialueen toiminta alkaakin 1.1.2023 niin järjestelmän puolelle tulee merkittäviä muutoksia vielä ensi vuoden alussa.”, Leikkari kertoo. ”Yhteistyö jatkuu ensi vuoden puolellakin ja meillä on jo paljon suunnitelmia asiakkaan kanssa.”, Mäkelä täydentää.

Ota yhteyttä