Polycon on tehnyt yhteistyötä Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kanssa jo vuodesta 2005 alkaen. Kun sairaanhoitopiirin toiminta laajeni vuonna 2017 Essote-kuntayhtymäksi ja perusterveydenhoito tuli mukaan, Polyconin Effector-järjestelmän käyttö taloushallinnon osalta laajeni. Essote hyödyntää nykyään Polyconin Effector-järjestelmää hoitotarvikejakelupalveluissa, apuvälinepalveluissa, ostopalveluissa ja palveluseteleissä.
Effector Palvelusetelit -järjestelmä on kattava järjestelmä, joka mahdollistaa täysin sähköisen palveluseteliprosessin hallinnan. Etelä-Savossa otettiin kärkijoukoissa käyttöön palvelusetelit vuonna 2015. Ensimmäisinä palveluseteleinä Effectorissa otettiin käyttöön fysioterapian-, lymfaterapian- ja toimintaterapian palvelusetelit.
Taru Saalasti toimii Essotella talouspäällikkönä, hän on myös Essoten alueen Effector-järjestelmän pääkäyttäjä. “Ennen palveluseteleitä käytettiin ainoastaan ostopalveluja. Ostopalvelut ovat kilpailutusvaatimuksen vuoksi kalliimpia. Palveluseteleissä voivat kaikki kriteerit täyttävät palvelujen tarjoajat liittyä järjestelmään. Palvelusetelit luovat mukanaan myös automaattista kilpailua esimerkiksi fysioterapeuttien kesken, sillä palveluntuottajat näkevät toistensa hinnat. Effector Palvelusetelit -järjestelmää on ollut helppo laajentaa moniin eri tarkoituksiin. Palvelusetelit ovat nyt Essoten peruskauraa. Myös ostopalveluja on kehitetty yhdessä Polyconin kanssa,” kertoo Taru Saalasti.
“Ihmettelen, miten on mahdollista, että laskujen määrä on kasvanut merkittävästi mutta taloushallintoon ei ole kuitenkaan tarvittu lisää henkilökuntaa. Effector on nimensä mukaisesti tuonut tehoa laskujen käsittelyyn.”
“Essote -kuntayhtymän myötä kasvoi tarve automatisoida prosesseja. Laskujen määrä kasvoi ja lähdimme puhtaalta pöydältä miettien, miten taloushallintoa voisi tehdä helpommin. Meillä ei ollut aiemmin laskujen seurantaa, emmekä tienneet mitä palveluja ja millä määrällä ostettiin. Jatkoimme taloushallinnon kehitystyötä yhteistyössä Polyconin kanssa ja yhteistyön tuloksena laskujen käsittely muuttuikin helpommaksi. Nyt laskut viedään Effectoriin, jonka jälkeen laskut kohdistuvat itsestään. Saamme lisäksi luotettavaa raporttia järjestelmästä käyttöömme, ” kertoo talouspäällikkö Taru Saalasti.
Essote-kuntayhtymässä vuonna 2019 Effectorin kautta kiersi yhteensä 17 127 laskua, joista palvelusetelilaskuja oli 2258. Automatiikan ansiosta laskuja käsittelemään tarvittiin vain 1,25 henkilöä.
“Effector vakuutti, koska lasku kiertää järjestelmässä kuin itsestään. Polycon on pienenä IT-talona vastannut ketterästi toivomuksiimme ja räätälöinyt meille sopivia palveluja. Ihmettelen, miten on mahdollista, että laskujen määrä on kasvanut merkittävästi mutta taloushallintoon ei ole kuitenkaan tarvittu lisää henkilökuntaa. Effector on nimensä mukaisesti tuonut tehoa laskujen käsittelyyn! Jos käsittelisimme laskuja edelleen manuaalisesti, olisi luvassa excel-taulukkohässäkkää ja tarvittaisiin paljon enemmän henkilökuntaa. Onneksi on Effector ”, hehkuttaa Essoten talouspäällikkö Taru Saalasti.