Polycon järkeisti Soiten hoitotarvikejakelua, nyt asiakkaat ovat tyytyväisempiä ja kuntayhtymä säästää rahaa

”Effector Hoitotarvikejakelu on helppokäyttöinen ja monipuolinen tietojärjestelmä, joka on mahdollistanut Soitelle, eli Keski-Pohjanmaan sosiaali-ja terveyspalvelukuntayhtymälle, hoitotarvikejakelutoimintaan liittyvien prosessien sähköisen hallinnan.”

Vuonna 2017 Keski-Pohjanmaan alueen organisaatiot yhdistyivät. Yhdistymisen myötä tuli tarve järkeistää hoitotarvikkeiden varastojen hallintaa ja jakelua. Polycon oli tärkeässä roolissa yhtenäisen järjestelmän luomisessa. Lähtötilanteessa hoitotarvikejakelun prosessit olivat hajanaiset ja pirstaleiset, koska Soiten alueella on 13  hoitotarvikkeiden vastaanottotoimipistettä.  

“Jokainen toimipiste tilasi omaan varastoon hoitotarvikkeita ja lisäksi vielä kotisairaanhoidon toimijoilla oli omat varastot. Hajanaisen käytännön vuoksi tavaraa meni vanhaksi ja rahaa oli kiinni turhan paljon. Ongelmia aiheutti myös se, että jokaisessa toimipisteissä toimittiin eri tavoin. Lisäksi työssäkäyville hoitotarvikkeiden aukioloajat olivat hankalat, sillä noutoajat olivat tarkkaan rajattuja”, kertoo Annika Mäki-Asiala, vastaanottopalvelujen palvelualuejohtaja.

Annika-Mäsiala Soiten Hoitotarvikejakelu

Soiten alueella on ollut jo vuosi käytössä Effector Hoitotarvikejakelu -järjestelmä, muutostarpeiden ilmetessä tuli tarve myös muokata ja kehittää Hoitotarvikejakelu-järjestelmää vastaamaan paremmin uusia tarpeita.

”Soiten muutosprosessissa Polyconilla oli merkittävä rooli. Tilanteen ratkaisi keskitetty hoitotarvikevarasto, jolloin alueella on vain yksi paikka mihin tilataan tavaraa. Tilaukset pystytään nyt tekemään keskitetysti, jolloin kustannusten hallinta on merkittävää. Säästöä tulee myös siitä, että vain muutama ihminen hallinnoi varastoa. Eksakteja lukuja hävikin pienenemisestä ei vielä ole, mutta koska meillä oli puolella miljoonalla varastoissa tavaraa, säästettiin keskittämisellä, koska saimme laskettua varaston arvoa sille tasolle, mikä on oikea tarve. Kustannussäästöjä tulee myös, koska tavara ei enää vanhene”, kertoo Annika Mäki-Asiala.

Prosessin aikana kävimme yhdessä Polyconin kanssa läpi varastoa ja päivitimme tavaralistoja. Muutos- ja korjaustoimenpiteiden jälkeen olemme saaneet ymmärryksen siitä mitä on varasto pitää sisällään. Seuraavana kehitysvaiheena on siirtyä automaattiseen varastotilaustoimintoon, jossa järjestelmä ehdottaa, milloin tuotteita tulee tilata ja kuinka paljon. Tuotteista käytetään kansainvälistä REF-numerointia”, kertoo Annika Mäki-Asiala.

Hoitotarvikjekaluprosessin uudistuksen myötä olemme voineet myös vastata asiakkaiden toiveeseen pidennetyistä hoitotarvikkeiden noutoajoista. Nyt asiakkaat voivat noutaa tuotteensa vastaanottopisteiden lisäksi noutolokerikosta. Lokerikkojen ja Effectorin välille tehtiin integraatio, jotta ne toimisivat yhteen. Jos asiakas valitsee hoitotarvikkeiden noudon lokerikosta, tarvikkeet on mahdollisya hakea klo 19 asti. Tieto hoitotarvikkeiden saapumisesta tulee Effectorin kautta asiakkaalle tekstiviestinä. Tekstiviesti sisältää lokeron avauskoodin.

Pitkäaikaisen hoidon tarpeessa olevat asiakkaat voivat tilata hoitotarvikkeita www.palse.fi -portaalin kautta. Palse.fi-portaali on Effectoriin yhteydessä oleva sähköinen asiointikanava.

“Hoitotarvikejakelun kokonaisprosessin uudistamisen avulla asiakkaidemme palvelu on parantunut, olemme mahdollistaneet heille erilaisia tapoja tilata ja noutaa hoitotarvikkeita. 
Pyrimme ohjaamaan asiakkaita tilaamaan hoitotarvikkeet kaksi viikkoa aikaisemmin kuin ne loppuvat, näin voimme välttää tilannetta, jossa asiakas tulee hoitotarvikeluukulle kun viimeinenkin on tuote loppunut.

”Suosittelisin Polyconia oman kokemukseni pohjalta; heillä on hyviä tuotteita ja jos ei jotain ole, he alkavat herkästi rakentamaan asiakkaan toiveiden pohjalta tuotetta. Polyconin väki on helposti lähestyttävää, heidän kanssaan on helppo asioida. Yhteistyön tekeminen on saumatonta eri tasoilla”, kertoo Annika Mäki-Asiala Soitesta tyytyväisenä..”

Pitkäaikaisen hoidon tarpeessa olevat asiakkaat voivat tilata hoitotarvikkeita www.palse.fi -portaalin kautta. Palse.fi-portaali on Effectoriin yhteydessä oleva sähköinen asiointikanava.

“Hoitotarvikejakelun kokonaisprosessin uudistamisen avulla asiakkaidemme palvelu on parantunut, olemme mahdollistaneet heille erilaisia tapoja tilata ja noutaa hoitotarvikkeita. Pyrimme ohjaamaan asiakkaita tilaamaan hoitotarvikkeet kaksi viikkoa aikaisemmin kuin ne loppuvat, näin voimme välttää tilannetta, jossa asiakas tulee hoitotarvikeluukulle kun viimeinenkin on tuote loppunut.

Suosittelisin Polyconia oman kokemukseni pohjalta; heillä on hyviä tuotteita ja jos ei jotain ole, he alkavat herkästi rakentamaan asiakkaan toiveiden pohjalta tuotetta. Polyconin väki on helposti lähestyttävää, heidän kanssaan on helppo asioida. Yhteistyön tekeminen on saumatonta eri tasoilla”, kertoo Annika Mäki-Asiala Soitesta tyytyväisenä.


Ota yhteyttä

Annika Yli-Jaskari
Palvelujohtaja
annika.yli-jaskari@polycon.fi
p. 040 0853147