Päivitetty viimeksi: 1.10.2026

1. REKISTERINPITÄJÄ

Polycon Oy

Y-tunnus: 0600956-7

Linnoitustie 2A, 02600 ESPOO

p. 010 470 9680

2. TIETOSUOJA-ASIOITA KOSKEVAT YHTEYDENOTOT

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuoja@polycon.fi

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

3. REKISTERIN NIMI

Polycon Oy:n asiakastietojen/henkilötietojen rekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään Polycon Oy:n sisäisen toiminnan hallinnointiin sekä asiakassuhteen ja asiakasviestinnän hoitamiseen, teknisen tuen tarjoamiseen sekä tukipyyntöjen seurannan mahdollistamiseen asiakkaalle Effector Foorumin kautta.

Tukipyyntöjen käsittelyn ja asiakaspalvelun sujuvuuden varmistamiseksi saapuneita tukipyyntöjä ja yhteydenottoja voidaan esikäsitellä, luokitella ja analysoida automaattisten tekoälypohjaisten työkalujen avulla. Työkaluja käytetään vastausluonnosten valmisteluun asiakaspalvelijan avuksi.

Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakastuen laadun varmistaminen, resurssien optimointi ja tehokas palvelun tarjonta) tai asiakassuhteen sopimuksen täytäntöönpaneminen.

5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisteriin kerätään henkilöstöstä ja asiakkaista seuraavat tiedot:

käyttäjäkohtaiset tiedot: nimitiedot, osoitetiedot, sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero sekä rekrytoitavien hakijoiden hakemus- ja henkilötiedot.

Asiakastuen yhteydessä käsitellään lisäksi tukipyynnön vapaamuotoisessa tekstikentässä, liitteissä tai teknisen vian selvittämiseksi annettuja henkilötietoja.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai asiakasyrityksen edustajalta asiakassuhteen aikana.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Polycon ei käytä tai hyödynnä aineistoa muuhun kuin ydintoimintansa mukaiseen tarkoitukseen. Asiakkaan aineistoa ei näytetä, eikä luovuteta sivulliselle eikä anneta sitä oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisterin sisältämiä tukipyyntö- ja käyttäjätietoja siirretään ja asetetaan näkyville Polycon Oy:n hallinnoimaan Effector Foorumi -palveluun, jotta asiakasorganisaation valtuutetut käyttäjät voivat seurata ja hallinnoida oman organisaationsa avoimia ja suljettuja tukipyyntöjä.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteri on niiden Polycon Oy:n omaan ja asiakkaiden henkilökuntaan kuuluvien henkilöiden käytössä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterissä olevan tiedon muokkaaminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä Polycon Oy:ssä tai Polycon Oy:n asiakasorganisaatioissa pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on käyttöoikeus myönnetty.

Polycon Oy käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukaiset lukitusjärjestelyt ja kulunvalvonta, varmuuskopiointi, vain tarvittavien käyttöoikeuksien myöntäminen, monivaiheisen tunnistautumisen käyttäminen ja käyttöoikeuksien käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta.

Polycon Oy säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti.

Polycon Oy valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja vain niin kauan, kun ne ovat tarpeen henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta.

10. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin kolmansiin maihin.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
b. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus olla joutumatta automatisoitujen päätösten kohteeksi

Asiakaspalvelussa käytetään tekoälypohjaista avustinta tukipyyntöjen analysointiin ja vastausluonnosten laatimiseen. Järjestelmä ei kuitenkaan tee itsenäisiä tai rekisteröityä koskevia sitovia tai oikeudellisia päätöksiä, vaan lopullisen vastauksen tarkistaa, hyväksyy ja toimittaa aina ihminen (asiakaspalvelija) (niin kutsuttu ’human-in-the-loop’ -malli). Polycon ei suorita sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi rekisteröidylle merkittäviä tai oikeudellisia vaikutuksia.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.