Uutiset

Case Eksote: Sähköinen palveluseteli vapautti henkilöresursseja asiakastyöhön

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin kuntayhtymä otti käyttöön Effector Palvelusetelit -järjestelmän ja https://palse.eksote.fi -palveluseteliportaalin mahdollistamat omaishoidon sijaistoiminnan sähköiset palvelusetelit marraskuun 2013 alussa. Sitä ennen omaishoidon vapaan paperiset palvelusetelit postitettiin kuukausittain asiakkaille kunkin kunnan toimesta erikseen.

Sähköisten palveluseteleiden käyttöönottoprojektin yhteydessä yhtenäistettiin omaishoidon sijaistoiminnan hallinnan prosessit Eksoten alueella. Prosessin sujuvuuden lisäämiseksi otettiin käyttöön Effica-järjestelmästä automaattisesti tuotettavat raportit, joiden perusteella Effector-palvelusetelijärjestelmä luo kuukausittain kolme 95 euron arvoista palveluseteliä niille asiakkaille, joiden kohdalla 15 vrk:n kotonahoitoehto täyttyy.

Suhteellisen mittavista prosessimuutoksista johtuen käyttöönottoprojekti oli Eksotessa suuri rutistus. Toisaalta, kun sähköisten palveluseteleiden myöntämisessä päästiin vauhtiin, voitiin hallinnollisen työmäärän todeta vähentyneen kaikissa palveluseteliprosessin vaiheissa. Pois jääneitä työvaiheita ovat mm. kuukausittain omaishoitajan vapaaoikeuden tarkistamiseksi suoritettu omaishoidettavan hoitovuorokausitietojen selaaminen ja laskujen tarkistukseen liittynyt selvitystyö. Sähköisen järjestelmän ansiosta työntekijöille jää enemmän aikaa asiakastyöhön kuin aikaisemmin.

Palvelusetelijärjestelmän käyttöönoton yhteydessä toteutettu toimintamallien yhtenäistäminen on yhdessä palvelusetelijärjestelmän kanssa helpottanut myös raportointia. Aiemmin alueen kunnat toimivat itsenäisesti, omien toimintamalliensa mukaan, jolloin myös raportit piti koostaa aikaa vievänä käsityönä yksittäisten kuntien tiedoista. Nyt Effector-järjestelmä tuottaa keskitetyt raportit sekä toiminnanohjaukseen tarvittavia tietoja.

Käytettävänä olevan saldon seurantaa helpottaa asiakkaille joka kuun alussa automaattisesti postitettava saldotiliote. Tiliotteessa näkyvät sekä myönnetyt uudet setelit että edellisen kuukauden aikana käytetyt palvelut. Myös yrittäjien palvelusetelitoimintaan liittyvä hallinnollinen työmääränsä on vähentynyt, kun järjestelmä huolehtii käyntikirjanpidosta ja tuottaa laskutustiedot.

Syyskuussa 2014 Eksotessa laajennettiin sähköisen palvelusetelin käyttöä ottamalla käyttöön lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun sähköinen palveluseteli. Suurin osa palveluntuottajista on samoja kuin omaishoidon vapaan palveluissa.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri on ensimmäinen Suomen julkinen toimija, joka on ottanut käyttöönsä täysin sähköisen palveluseteliprosessin palvelusetelin myöntämisestä laskun maksuun. Eksoten alueella toimii noin 900 omaishoitajaa, joista noin 640 on valinnut palvelusetelin omaishoidon vapaan vaihtoehdokseen.

Sähköinen palveluseteli soveltuu erityisesti palveluihin, joissa palveluseteleiden ja palvelutapahtumien määrä on suuri. Mitä suuremmat volyymit, sitä enemmän sähköinen toimintamalli automatisoi prosesseja.

Lisätietoja:
Taru Häyrynen, toimistonhoitaja, Eksote, omaishoidon tukikeskus
p. 040-127 4117 , Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.