Miten koostaa arvokkaat laitehankinnat Effectorissa? Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri ja Polycon toteuttivat yhdessä ratkaisuna Investointipäätökset-moduulin

Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri ja Polycon toteuttivat yhdessä ratkaisuna Investointipäätökset-moduulin. Investointipäätös-moduuli tarjoaa apua tilanteisiin, joissa tilaus ylittäisi investointirajan. Päätös voi kohdistua uushankintaan tai vanhan laitteen korvausinvestointiin.

Miten Investointipäätös sitten poikkeaa Effectorin muista päätöslajeista?

Investointipäätös on suunniteltu useamman tahon käsiteltäväksi ja se tulee katselmoida eri toimijoiden toimesta ennen lopullista allekirjoitusta ja hyväksyntää. Tämän vaiheistamisen mahdollistamiseksi eri Investointipäätökseen osallistuville käyttäjille myönnetään kyseisen käyttäjän tarvitsemat vaiheoikeudet.

Miten Investointipäätöksiä käytetään?

Käytännössä tilaaja ei voi aina tietää kokonaiskuvaa ja kaikkia laitetilaukseen liittyviä vaatimuksia, esimerkiksi siihen liittyviä tietoliikennekuluja tai ohjelmistohankintoja. Kuvitellaan esimerkiksi tilanne, jossa osastokäyttäjä toteaa tarpeen tilata kirurgian poliklinikalle uuden ultraäänilaitteen. Tässä tapauksessa kulut eivät muodostu vain itse laitteesta, vaan mahdollisesti sen käyttö vaatii panostusta myös esim. tilojen rakenteiden suunnittelun ja muuttamisen, sekä tietoliikenteen toimivuuden varmistamisen suhteen. Joissain tapauksissa myös koulutus voi olla tarpeen. Tällöin voidaan toimia seuraavasti:

1. Käyttäjä luo uuden investointipäätöksen Effectorilla ja kirjaa investointisuunnitelman vaatimat tiedot. Muut asiantuntijat täydentävät investointisuunnitelmaa tarvittaessa omalta osaltaan.

2. Investointipäätös on tilassa: Ehdotettu

3. Investointipäätös tarkistetaan ja täydennetään seuraavan tahon/seuraavien tahojen toimesta.

4. Investointipäätös on tilassa: Esitetty

5. Investointipäätös on tilassa: Puollettu

6. Investointipäätös on tilassa: Päätetty

7. Viimeinen taho hyväksyy investointipäätöksen sähköisellä allekirjoituksella.

8. Tilauksen tekeminen etenee normaalin prosessin mukaisesti.

Miten moduuli on rakennettu?

Moduulissa on haluttu varmistaa, että suunnitelma täytetään ja täydennetään prosessin mukaisesti. Ihanne on siis luoda jokaiselle Investointipäätöksen vaiheelle omat asiantuntijansa ja vielä päätökselle lopullinen hyväksyjä. Investointipäätöstä luotaessa määritellään siis vain, minkä luokituksen laitteesta puhutaan. Investointipäätös voidaan luoda myös korvaamaan olemassa olevaa, käytöstä poistuvaa investointilaitetta. Vasta kun investointipäätös on edennyt loppuun asti, toteutetaan tilaus normaalisti ja määritellään tässä vaiheessa esimerkiksi laitteen tuotemerkki. Tällöin tiedossa ja Investointipäätökselle kirjattuna ovat jo kaikki muut investointiin liittyvät kustannukset ja muut huomioitavat seikat.

Investointipäätökseen liittyy oma välilehtensä laiteinvestointisuunnitelmalle. Tänne täydennetään tietoja mm. hankintamenettelystä, tarvittavista lisäjärjestelyistä sekä arvioiduista vaikutuksista säästöihin. Investointipäätös voidaan myös peruuttaa sen missä etenemisvaiheessa tahansa. Tällöin Investointipäätös siirtyy peruutettu-tilaan, josta se voidaan kuitenkin myöhemmässä vaiheessa aktivoida uudelleen etenemään päätöstä kohti. Siten jo kertaalleen syötettyjä tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen. Investointipäätöksiä pystyy raportoimaan Effectorin raportoinnin kautta. Näin voidaan seurata, paljonko päätöksiä hyväksytään ja hylätään.

Miten Investointipäätökset-moduulia käytetään parhaillaan?

Kevät 2020 saattoi Investointipäätökset-moduulin päivänvaloon ja ensimmäinen kierros investointipäätöksiä on kirjattu kuluneen syksyn aikana. Raportointi ja hakuehdot ovat saamassa vielä kehitystä asiakkaan ja Polyconin välisenä yhteistyönä.  

Kiinnostuitko Investointipäätökset-moduulista? 

Ota yhteyttä ja varaa aika toiminnallisuuden esittelyyn: myynti@polycon.fi

Ota yhteyttä