headersopimustenhallinta

logo sopimustenhallinta

Effector Sopimustenhallinta on kattava järjestelmä, joka mahdollistaa hankintasopimusten ajantasaisen ja rakenteisen tietojen hallinnan koko niiden elinkaarten ajan. Järjestelmä mahdollistaa alkuperäisen hankintasopimuksen luonnin sekä automaatiolla että manuaalisesti. Mikäli organisaatiolla on käytössä Effector Julkinen Kilpailutus -järjestelmä, muodostetaan sopimuskokonaisuus rakenteisine liitteineen automaattisesti hankintapäätöksen perusteella. Sopimusten manuaalista luontia puolestaan helpottavat organisaation tarpeiden mukaan luodut valmiit asiakirjapohjat.

Sopimuskumppanien ja mahdollisten muiden ulkoisten sidosryhmien asiointikanavana toimii palse.fi -portaali. Sopimuksen valmisteluvaiheessa organisaatio voi avata sopimusluonnoksen kommentoitavaksi sisäisille asiantuntijoille ja/tai sopimuskumppaneille. Kullekin sopimuskokonaisuudelle määritellään organisaation sisältä vastuuhenkilö, joka voi asettaa järjestelmän muistuttamaan esimerkiksi lähestyvästä sopimuskauden päättymisestä.

Sopimustietojen rakenteisuuden ansiosta sopimusten versiohallinta on helppoa, mikä mahdollistaa sopimuskauden aikaisten muutosten tehokkaan hallinnan. Sopimuskauden lähestyessä loppuaan, voi organisaatio lähettää sopimuskumppaneille optiokyselyn. Optiokauden käyttöönotto valittujen sopimuskumppanien osalta mahdollisine tuote- ja hintamuutoksineen onnistuu muutamalla klikkauksella. Myös muiden sopimuskauden aikana tapahtuvien tuote-, hinta- tai edustajamuutosten hallinta onnistuu vaivattomasti niin toimittajan kuin hankintayksikönkin näkökulmasta. Integraatioiden avulla ajantasaiset sopimustiedot päivittyvät myös organisaation toiminnanohjaus- ja asiahallinnan järjestelmiin ja ovat näin hyödynnettävissä mm. tilauksissa ja ostopalveluissa.

Effector Sopimustenhallinta -järjestelmään sisältyvän reklamaatio-osion avulla hallitaan keskitetysti myös sopimuksiin liittyvät reklamaatioprosessit. Reklamaatiot syytietoineen luokiteltuna sekä sopimuskumppanin kanssa käyty vuoropuhelu linkittyvät sopimuksen tietoihin, mikä helpottaa uuden kilpailutuksen suunnittelua. Järjestelmän monipuoliset ominaisuudet vähentävät manuaalista työtä ja vapauttavat näin resursseja hankintatoimen kehittämiseen.

 

Effector tyokalut

Esitteet

Effector Sopimustenhallinta
Effector Sopimustenhallinta -esite (PDF-muodossa)

Esittely ja lisätiedot

Toimitusjohtaja Leif Esselström
Puh. 040 5789 608
leif.esselstrom@polycon.fi

Asiakastuki

Puh. 010 470 9683
tuki@polycon.fi