• Uutiset
• Uutiskirjeet

Kilpailullinen neuvottelumenettely - innovatiivisten julkisten hankintojen voimavara

Keskustelu innovatiivisista julkisista hankinnoista on viime vuosina virinnyt hyvin aktiiviseksi. Kilpailullinen neuvottelumenettely on hyvä tapa saada aikaan uusia luovia ratkaisuja - mihin koko menettely pitkälti perustuukin. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan käyttää silloin, kun hankintayksikkö ei pysty ennakolta objektiivisesti määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi. Ehtona on lisäksi, että tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Kilpailullinen neuvottelumenettely on käytännössä kaksivaiheinen. Hankintayksikkö määrittelee ensin hankintailmoituksen yhteydessä alustavat vertailuperusteet sekä tarjoajien soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset. Osallistumisilmoituksen ensimmäiseen vaiheeseen voivat jättää kaikki toimijat. Tämän jälkeen hankintayksikkö kutsuu neuvotteluihin soveltuvuuskelpoisuuden täyttävistä toimijoista vertailuperusteiden mukaisesti yleensä 3-6 ehdokasta. Neuvotteluiden tarkoituksena on etsiä ratkaisumallia, joka täyttää hankinnan tarpeen ja tavoitteet. Neuvotteluissa saatujen tietojen perusteella hankintayksikkö muotoilee tarkentuneet vertailuperusteet sekä lopullisen tarjouspyynnön. Yleensä kaikki ehdokkaat voivat osallistua varsinaiseen tarjouskilpailuun, mutta hankintayksiköllä on myös mahdollisuus karsia tarjoajia edelleen neuvottelukierrosten yhteydessä.

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn tarkoituksena on saavuttaa avoin vuoropuhelu markkinoilla toimivien yritysten kanssa. Menettelyä käytetään erityisesti silloin kuin hankintayksiköllä on selkeä tarve, muttei selkeää käsitystä siitä, millaisella ratkaisulla se tyydytetään. Avoimen ja antoisan keskustelun aikaansaamiseksi on huolehdittava siitä, että luottamus osapuolten välillä säilyy läpi koko menettelyn. Tarjoajien on voitava luottaa siihen, että yrityssalaisuudet käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä anneta muiden toimijoiden tietoon. Ellei luottamuksellisen tiedon käsittelyyn luoda selkeitä pelisääntöjä, riskinä on, että tarjoajat ovat pidättyväisiä antamaan tietoja, jolloin menettelyn innovatiivisuus kärsii.

Paljon on kiinni hankintayksiköstä, kuinka innovatiivinen hankinta viime kädessä on. Hankintayksikkö voi esimerkiksi vertailuperusteita laatiessaan painottaa tarjouksen innovatiivisuutta ja luoda näin tarjoajille kannustimia keksiä uusia ratkaisumalleja. Lisäksi tarjoajille on syytä antaa tarpeeksi vapaat kädet sekä riittävästi aikaa uusien ratkaisujen kehittämiseen. Pitää myös muistaa, etteivät innovaatiot synny pelkästään markkinatoimijoiden ansiosta, vaan hankintayksikkö voi itse olla hyvin aktiivinen tässä suhteessa tuomalla neuvotteluihin uusia näkökulmia. Erityisesti hankintayksikön tulisi haastaa käytössä olevia ulkopuolisia konsultteja sekä asiantuntijoita luovaan ajatteluun.

Hieman kärjistäen kilpailullisen neuvottelumenettelyn suola ovat kuitenkin maallikot. Monimutkaisissa hankinnoissa joudutaan käyttämään eri alojen erikoisasiantuntijoita, joka tarkoittaa sitä, että saman neuvottelupöydän ympärillä on yhtäaikaisesti myös kyseisen alan ei-ammattilaisia. He ovat piilevä voimavara, sillä usein juuri "tyhmä kysymys" on innovaation laukaiseva tekijä. Menestyksekkään innovatiivisen hankinnan avain on mahdollisimman avoin keskustelu, jossa uskalletaan kyseenalaistaa olemassa olevia käytäntöjä.

Toivottavasti hankintayksiköillä on myös tulevaisuudessa rohkeutta käyttää enemmän kilpailullista neuvottelumenettelyä, sillä kokemukset mm. laaja-alaisista urakka- ja teknologiahankinnoista ovat olleet hyvin kannustavia.

Veli-Pekka Pello
Kilpailu- ja hankintainstituutti Oy