Uutiset

Effector Julkinen Kilpailutus soveltuu erityyppisten kilpailutusten läpivientiin

Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on käyttänyt Effector Julkinen Kilpailutus -järjestelmän ja palse.fi -portaalin mahdollistamaa sähköistä kilpailutusta toukokuun alusta lähtien. EPSHP julkaisi ensimmäisen tarjouspyyntönsä portaaliin 6.5.2016 ja tähän mennessä portaalin kautta on kilpailutettu yhteensä 21 erilaista hankintaa, joista osa on toteutettu pienhankintana tai minikilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken.

Portaalin kautta kilpailutettavat kokonaisuudet ovat käsittäneet erilaisia hankintoja, jotka myös tarjouspohjarakenteeltaan ovat olleet hyvin erityyppisiä. Ohjelma soveltuu hankintayksikön kokemusten mukaan niin rakenteeltaan yksinkertaisten hankintojen, kuten esimerkiksi ”Räätälöidyt pesupakkaukset”- ja ”Kertakäyttöastiat”-hankintaryhmien, kuin nimikemäärältään laajojen, esimerkiksi 526 nimikettä sisältäneen elintarvikekilpailutuksen, kilpailuttamiseen. Hankintarenkaan yhteishankintoja on hallinnoitu ja toteutettu järjestelmän kautta jo vuosia.

EPSHP:n hankintakeskus kommentoi portaalin käyttöä:
Useat pientoimijat osasivat osallistua portaalin kautta elintarvikehankintaan, mikä kertoi meille portaalin helppokäyttöisyydestä.

Tavarahankintojen lisäksi portaalia on käytetty palvelu- ja laitehankintojen esim. painopalvelujen, lääkärin päivystysvastaanoton tai lääkkeellisten kaasujen kilpailutuksessa. Tarjoajilta saadun palautteen mukaan portaali on helppokäyttöinen ja toiminnoiltaan selkeä. Myös hankintayksikön käyttäjiltä on saatu hyvää palautetta portaalista, vaikkei portaalin käyttöönotto tuonut muutoksia hankintayksikön aikaisempaan toimintatapaan.

Käyttäjät ovat kokeneet tarjousten liitteiden käsittelyn helpottuneen ja selkiytyneen portaalin ohjaavuuden myötä. Tarjoajat lataavat tarjouksensa liitteet portaaliin ja antavat samalla näihin liittyviä lisätietoja mm. salassapito ja liitenumerointi. Portaali ohjaa tarjoajaa täyttämään tarjoukseensa tarvittavat tiedot ja huomauttaa mahdollista ristiriidoista tarjouspohjassa. Laajoissa hankinnoissa kuten esim. nimikemäärältään isoissa hankinnoissa huomautukset auttavat tarjoajaa mahdollisten inhimillisten virheiden huomaamisessa ennen tarjouksen lähetystä.

Tiedonkulku tarjoajille on varmaa portaalin kautta ja mahdollisten muutosten tai korjausten tiedot saavuttavat kaikki tarjouspyyntöaineistoa tarkastelleet toimittajat. Lisäksi aiemmin käytössä olleiden Excel-taulukoiden kanssa ilmenneet ongelmat, esim. tarjousrivien enimmäis- tai vähimmäismääriin tai taulukon muokkaamiseen liittyen, ovat poistuneet sähköisen portaalin myötä.

Tarjoajan täyttämät tiedot siirtyvät kilpailutuksesta suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin varastonhallinnan kannalta tietojen oikeellisuus tarjoustiedoista alkaen on tärkeää. Effectorin sähköisen kilpailuttamisen ohjelmat mahdollistavat tietojen siirtymisen ns. yhden kirjauksen periaatteella, mikä vähentää manuaalisia työvaihteita Hankintakeskuksessa sopimuskausien vaihtumisen aikana ja nimikemäärältään isojen kilpailutusten osalta.

Lisätietoja:
Maria Ruosteluoma, hankinta-asiantuntija, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
p. 06 415 5553, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Riikka Mäkinen, palvelupäällikkö, Polycon Oy
p. 040 7268 654, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.