Uutiset

VR Track Oy:n pienkoneiden laitehallintajärjestelmä on otettu käyttöön myös ajoneuvojen hallinnassa

Polycon Oy:n VR Track Oy:lle vuonna 2011 toimittama pienkoneiden kunnossapidon hallintajärjestelmä Effector Laitehuolto on laajennettu ajoneuvokaluston hallintaan. Aikaisemmin järjestelmän avulla on hallinnoitu pientyökoneita, joita käytetään VR Trackin eri projekteissa, mm. ratojen rakentamisessa ja kunnossapidossa.

VR Track Oy:n koko ajoneuvokaluston hallinta on siirretty yhtiön Kalusto- ja materiaalipalveluille vuoden 2013 alusta. Kalusto- ja materiaalipalvelujen tehtävänä on hallinnoida ja ylläpitää yhtiön ajoneuvokalustoa sekä tehdä hankintaesitykset.

Effector-järjestelmään on tehty tarvittavat laajennukset, jotta se soveltuu myös ajoneuvojen hallintaan. Ajoneuvolaajennukset on otettu käyttöön asteittain kuluvan vuoden aikana.

Järjestelmässä nähdään nyt ajoneuvotyypeittäin niiden saatavuus, jossa voidaan huomioida ajoneuvoille kirjatut ominaisuudet ja lisävarusteet. Järjestelmässä hallinnoidaan ajoneuvojen varausten ja vuokrausten lisäksi mm. niiden katsastukset ja huollot. Polttoaine- ja huoltokustannukset kohdistetaan kuhunkin ajoneuvoon, joka mahdollistaa ajoneuvokohtaisen seurannan. Vuokrattaessa kirjataan ajoneuvon kunto ja sen mukana luovutettu tarpeisto, esim. vara-avaimet ja polttoainekortti, jotta ne osataan pyytää takaisin palautuksen yhteydessä. Ajoneuvojen vuokrien, vuokrahinnan ylittyvien kilometrien ja ajoneuvoihin liittyvien lisämyyntien projektikohtainen laskutus tuotetaan Effector-järjestelmästä käsin.

Lisätietoja:
Tuomo Kestilä, kalustopäällikkö, VR Track Oy
p. 040 866 5198, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Eksote otti käyttöön sähköisen palvelusetelin omaishoitajan sijaistoiminnan osalta

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri on ottanut käyttöön omaishoitajan sijaistoiminnan sähköisen palvelusetelin. Palveluseteleitä myönnetään sijaisen järjestämiseksi omaishoitajan vapaapäivinä.
Palveluntuottajat ovat voineet hakeutua palvelun tuottajiksi palveluseteliportaalissa https://palse.eksote.fi syyskuun puolesta välistä lähtien.
Palveluseteliprosessia automatisoidaan mm. lähettämällä asiakkaille saldotiliotteet kuukausittain Itellan eKirje-palvelun kautta. Ensimmäiset tiliotteet toimitettiin asiakkaille marraskuun alussa. Tiliotteiden liitteenä toimitetaan palveluntuottajaluettelo.

Asiakkaat näkevät palvelun tuottajiksi hyväksyttyjen tuottajien ajantasaiset tiedot ja hinnastot portaalissa, minkä perusteella voivat tehdä tuottajavalinnan. Asiakkaat voivat saldotiliotteiden avulla edelleen niin halutessaan käyttää palveluseteliä myös ilman sähköistä palvelua.

Palveluntuottajat kirjaavat toteutuneet palvelutapahtumat portaaliin, jonka kautta he saavat laskutusta varten viitteen, eikä palvelutapahtumia tarvitse kirjata enää erikseen laskulle.
Omaishoidon piirissä on Eksotessa noin 900 asiakasta ja 70 palveluntuottajaa. Palvelusetelijärjestelmä tulee vähentämään merkittävästi Eksoten henkilökunnan tällä hetkellä käsin tekemää rutiinityötä postituksessa, vapaapäiväoikeuksien hallinnassa ja palveluntuottajien lähettämien laskujen tarkistamisessa.

Eksote on sähköisen palvelusetelin edelläkävijä, koska missään muualla ei ole vielä käytössä täysin sähköistä palvelusetelijärjestelmää.
Omaishoitajan sijaistoiminnan sähköisen palvelusetelin käyttöönoton jälkeen Eksotessa päätetään sähköisten palveluseteleiden käytön laajentamisesta. Seuraavassa vaiheessa sähköiseen malliin on mahdollista siirtyä tehostetussa kotiutuksessa, suun terveydenhuollossa ja lapsiperheiden tilapäisessä kotiavussa, joissa on tällä hetkellä käytössä perinteinen palveluseteli.

Lisätietoja:
Veli-Pekka Helvola, projektipäällikkö, Eksoten tietohallinto
p. 044 791 5409, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Polycon oli mukana Kuntamarkkinoilla

Kuntamarkkinat järjestettiin tänä vuonna jo 20. kerran. Polycon oli jälleen mukana omalla osastolla sekä kahdella tietoiskulla, jotka keräsivät paikalle erityisesti palvelusetelijärjestelmästä kiinnostuneita kuntapäättäjiä.

Kuntamarkkinat 2013

Tietoiskuissa kerrottiin Polyconin Effector Palvelusetelit -järjestelmästä, joka on jo tuotantokäytössä useissa kuntayhtymissä.

Kuntamarkkinat 2013 Leif Esselström

Kiitokset kaikille tietoiskuihin osallistuneille ja näyttelyosastoomme tutustuneille!

Etelä-Savon sairaanhoitopiiri tehostaa apuvälinepalvelun laskujen käsittelyä

Etelä-Savon sairaanhoitopiirissä on alkuvuonna 2013 otettu käyttöön Effector- ja Rondo-järjestelmien välinen integraatio, jonka avulla tehostetaan apuvälinepalvelun ostolaskujen käsittelyä.

Integraatiossa Effector-järjestelmässä syntyvät tilaukset, maksusitoumukset ja toimitustiedot siirretään sähköisesti Rondo-järjestelmään. Rondo-järjestelmässä saapuvat ostolaskut kohdistetaan tilauksiin, toimitustietoihin ja maksusitoumuksiin. Kohdistuksen jälkeen valmis laskuaineisto palautuu Effectoriin. Näin laskujen käsittely voi tapahtua ilman että haetaan rinnakkain tietoja kahdesta järjestelmästä.

Integraation ansiosta Effectorissa on aina ajantasaiset toteutuneet kustannukset tilaus- ja maksusitoumuskohtaisesti. Toteutuneet kustannustiedot ovat hyödynnettävissä tapahtumakohtaisessa seurannassa, budjetin toteutumaseurannassa ja raportoinnissa. Laskujen tuplakirjaamistyö samoin kuin inhimilliset kirjaamisvirheet jäävät pois.

Peruukit ja rintaproteesit hankitaan nyt ensisijaisesti palvelusetelillä Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP) aloitti Effector-järjestelmän palvelusetelitoimintojen käytön 29.3.2013. Palveluseteleitä myönnetään nyt alkuvaiheessa peruukkien ja rintaproteesien osalta. Ne ovat sellaisia apuvälineitä, joiden valinnassa asiakkaan subjektiivinen kokemus apuvälineestä painottuu eikä ole mielekästä, että kaikille asiakkaille hankittaisiin vain kilpailutuksessa voittanut tuote.

Palveluseteli laajentaa asiakkaan valinnan mahdollisuuksia, kun hän voi hankkia yksilöllisemmän tuotteen maksamalla itse palvelusetelin arvon ylittävän osuuden. Lisäksi asiakkaiden tasa-arvoinen kohtelu paranee, kun kaikki saavat samanarvoisen korvauksen. Palvelusetelin arvoksi on määritelty kilpailutuksen perusteella perusmallisen apuvälineen hinta.

Mikäli asiakas kieltäytyy palvelusetelistä, hän voi saada entiseen tapaan maksusitoumuksen apuvälineestään, jolloin hänelle hankitaan kilpailutuksessa voittanut tuote tarjottuun hintaan ja tuotteen tarjonneelta palveluntuottajalta. Maksusitoumus tehdään myös tapauksessa, jossa asiakkaan yksilölliset ja perustellut tarpeet edellyttävät palvelusetelin arvoa kalliimman peruukin tai rintaproteesin hankinnan.

Palveluseteli parantaa myös palveluntuottajien markkina-asemaa, kun palveluntuottajaksi voi hakeutua jatkuvasti toisin kuin kilpailutuksessa, jossa tehdään hankintasopimus vain harvan toimittajan kanssa. Tämä vaikeuttaa muun muassa uusien toimittajien asemaa, kun he eivät voi päästä sopimustoimittajiksi hankintakauden aikana.

VSSHP hankki viime vuonna alueellisessa apuvälinetoiminnassa mukana olevien kuntien asiakkaille yli 500 peruukkia ja yli 600 rintaproteesia, eli yhteensä noin 1200 apuvälinettä. Palveluseteli on nyt ollut käytössä kuukauden ja sinä aikana hankittiin noin 90 kpl.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri ottaa sähköisen palvelusetelin käyttöön

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) vahvistaa asemaansa tietotekniikan hyödyntämien sosiaali- ja terveyspalvelujen edelläkävijänä ottamalla käyttöön sähköiset palvelusetelit. Ensimmäinen sähköisesti järjestettävä palvelusetelipalvelu on omaishoidon tuki, jonka sähköiset palvelusetelit tulevat käyttöön syksyllä 2013 Effector Palvelusetelit -järjestelmän tukemana. Eksotessa on omaishoidon piirissä noin 900 asiakasta ja omaishoidon palvelusetelipalveluissa on noin 100 palveluntuottajaa, joten kyseessä on aika mittava kokonaisuus.

Pilotoinnin jälkeen sähköinen palveluseteli laajennetaan myös muihin palveluihin. Alustavasti on kaavailtu, että tehostetun kotiutuksen, suun terveydenhuollon ja lapsiperheiden tilapäisen kotiavun palvelusetelit siirretään sähköiseen malliin seuraavassa vaiheessa.

Sähköinen palveluseteli mahdollistaa tietojen reaaliaikaisen välityksen Eksoten ja palvelusetelipalveluntuottajien välillä. Palveluseteliprosessia automatisoidaan myös mm. niin, että asiakkaille lähetetään kuukausittain saldokirjeet automaattisesti postin eKirjeen avulla. Asiakkaiden tiedonsaanti paranee myös https://palse.fi -palveluseteliportaalin käyttöönoton myötä. Portaaliin tulee palvelusetelipalveluiden palveluntuottajien ajantasaiset tiedot ja hinnastot sekä kattavat hakutoiminnot.

Effector-järjestelmä on ollut käytössä Eksote-piirissä vuodesta 2009 lähtien apuvälinepalvelujen hallinnassa ja henkilökohtaisten apuvälineiden maksusitoumusten hallinnassa. Viime vuonna järjestelmä laajennettiin vammaispalvelujen asunnonmuutostöiden hallintaan. Eksoten tietohallinnon projektipäällikkö Veli-Pekka Helvolan mielestä "Effector-järjestelmän käyttöönotto palvelusetelipalveluiden hallinnassa on jo tässä vaiheessa osoittautumassa hyväksi päätökseksi. Polyconin prosessituntemus ja valmis ratkaisu helpottavat huomattavasti sähköisten palveluseteleiden käyttöönottoa ja mahdollistaa sähköisiin palveluseteleihin siirtymisen näinkin ketterällä aikataululla".

Lisätietoja:
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy 
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. 
Veli-Pekka Helvola, projektipäällikkö, Eksoten tietohallinto 
p. 044 791 5409, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri tehostaa ostopalvelulaskujen käsittelyä

Vuoden 2014 alusta alkaen potilas voi valita terveyskeskuksen ja terveyskeskuksen terveysaseman, joka vastaa hänen sairaanhoidostaan sekä terveyden ja hyvinvoinnin edistämisestään. Jos hän tarvitsee erikoissairaanhoidon palveluja, hän voi valita minkä tahansa kunnallisen erikoissairaanhoidon toimintayksikön Suomessa. Jos terveydenhuollon toimintayksikössä on hoidettavana potilas, joka ei ole toimintayksikköä ylläpitävän kunnan tai sairaanhoitopiirin kuntayhtymää ylläpitävän kunnan asukas, on sen kunnan tai kuntayhtymän, jolla on vastuu hoidon järjestämisestä, lähtökohtaisesti korvattava hoidosta aiheutuneet kustannukset.

Kaikkien tämän terveydenhuoltolain mahdollistamien myönteisten vaikutusten lisäksi on odotettavissa mm. lisääntyvää laskutusta terveydenhuollon toimintayksiköiden välillä. Käytännössä se tarkoittaa pitkiä laskuja ja yhden laskun käsittelyyn voi kulua jopa pari työpäivää.

Effector-tietojärjestelmään on luotu laskujen automatisoitu tuonti -toiminnallisuus. Tässä toiminnallisuudessa Effector käsittelee skannattua laskuliitettä tai laskun liitteenä ollutta pdf- tai Excel-yhteenvetoa, ja muodostaa potilaskohtaiset laskun rivit automaattisesti. Effectoriin voidaan tuoda myös laskunkierrosta saatu laskun liitetiedosto.

Laskujen automatisoitu tuonti -toiminnallisuus nopeuttaa laskun käsittelyä huomattavasti. Laskurivit siirtyvät täydellisenä, eikä henkilötunnuksia, laskun numeroita, maksusitoumusten numeroita, hoitoaikaa, tarkenteita yms. tarvitse enää naputella käsin. Mahdolliset virhelyönnit jäävät pois ja hinnat tulevat täsmällisesti sentteineen.

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri on käyttänyt toiminnallisuutta alkuvuoden ajan. Tekninen ohjaaja Liisa Hartikainen Pirkanmaan sairaanhoitopiiristä kertoo: "Kun potilaan vapaa valinta toteutuu vuoden 2014 alusta alkaen, ostoja muista sairaanhoitopiireistä seurataan entistä tarkemmin. Ostot ovat jo nyt lisääntyneet, minkä seurauksena myös laskut ovat lisääntyneet. Uusi toiminnallisuus vähentää laskujen tietojen manuaalista kopiointityötä ja työpanoksen voi käyttää järkevämmin. Kun laskujen potilaskohtaiset tiedot ovat tietojärjestelmässä, saadaan tarvittavia raportteja seurantaa ja toiminnanohjausta varten."

Lisätietoja antaa toimistosihteeri Leila Matikka puh. 03 3116 6898.

Ensimmäiset Effector-pääkäyttäjäpäivät pidettiin Mikkelissä 20. - 21.3.2013

KuntoApu-tietojärjestelmän nimi vaihtui huhtikuussa 2012 Effectoriksi ja samalla KuntoApu-käyttäjäpäivät vaihtuivat Effector-käyttäjäpäiviksi. Ensimmäisten Effector-käyttäjäpäivien isäntänä toimi Etelä-Savon sairaanhoitopiiri ja päivät pidettiin Hotelli Cumulus Mikkelissä. Osallistujamäärä ylitti jälleen viime vuotisen määrän, kun kaikki ilmoittautuneet, 64 henkilöä olivat läsnä.

Keskiviikkoaamu alkoi perinteisesti isäntäväen puheenvuoroilla Etelä-Savon katsauksella. Muilta osin ohjelma sisälsi järjestelmän viimeisimpien kehitystyön tuloksia, kuten Palvelusetelijärjestelmän ja Palveluseteliportaalin esittelyn sekä laskujen automatisoidun tuonnin, joka vapauttaa paljon työaikaa erityisesti sairaanhoidon maksusitoumusten laskujen tallentamisessa. Lisäksi esiteltiin kuluneen vuoden aina toteutettuja, esim. laitehuoltoon ja käyttäjäoikeuksiin liittyviä uusia toiminnallisuuksia.

Käyttöönoton kokemuksia kuultiin sähköisen allekirjoituksen osalta Päijät-Hämeestä, Effector-Rondo -liittymän osalta Etelä-Savosta, palvelusetelin osalta Kanta-Hämeestä sekä järjestelmäkokonaisuuden osalta Etelä-Karjalan vammaispalvelusta, Keski-Pohjanmaalta ja HUS:sta. Lisäksi kuultiin Hyvinkään sairaalassa toteutetusta varastonhallintaprojektista, TYKS:n massiivisesta organisaatiouudistuksesta ja suunnitelmia tilaustoiminnan kehittämisestä Länsi-Pohjassa.

Effector pääyttäjäpäivät Mikkelissä 2013

Käyttäjäpäivien materiaalit löytyvät Effector Keskuksesta.

Seuraavat käyttäjäpäivät päätettiin pitää Turussa keväällä 2014. Ajankohta tarkentuu myöhemmin.

Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ottaa Effector Palvelusetelit -järjestelmän käyttöön peruukkipalveluseteleiden hallinnassa

Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on päättänyt ottaa Effector-järjestelmän palvelusetelitoiminnot käyttöönsä peruukkipalveluseteleiden hallinnassa.

Peruukkeja on tähän mennessä myönnetty maksusitoumuksella. Palveluseteleitä aletaan myöntää 1.5.2013 alkaen, kun peruukkien nykyinen sopimuskausi umpeutuu. Palvelusetelitoiminnot kattavat päätösten hallinnan, potilasohjeistuksen hallinnan, laskujenkäsittelyn, seurannan ja raportoinnin.

Apuvälinepalvelupäällikkö Riitta Korkiatuvan mielestä Effectorin valinta palveluseteleiden hallintaan oli luonteva ratkaisu, koska kirjaamisen ja laskujenkäsittelyn helppous säilyy ja valinta mahdollistaa että potilaan palveluiden kokonaisseuranta toimii entiseen tapaan, riippumatta siitä onko apuväline myönnetty maksusitoumuksella tai palvelusetelillä.

Effector-järjestelmä on ollut käytössä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä alun perin nimellä KuntoApu vuodesta 2001 lähtien. EPSHP:n Effector-järjestelmä kattaa apuvälinepalvelujen, lääkinnällisen kuntoutuksen ja sairaanhoidon ostopalvelujen kokonaisvaltaisen hallinnan, seurannan ja raportoinnin.

Effector-järjestelmän käyttö laajenee HUS:issa

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin Effector-järjestemän käyttöönottoprojektit ovat edenneet aikataulun mukaisesti ja käyttö laajenee edelleen sekä alueellisesti että uusilla toiminnoilla.

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri kilpailutti kevättalvella 2011 lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinetietojärjestelmäpalvelun. Polycon voitti kilpailutuksen KuntoApu-järjestelmällä (nykyisin Effector-järjestelmä). HUS:n alueella on ollut käytössä AHA-järjestelmä, ja sen osalta kaikkiaan 14 erillistä ympäristöä erilaisine toimintatapoineen. Käyttöönotto jaettiin useisiin eri projekteihin, joihin kuhunkin sisällytettiin muutama AHA-ympäristö. Pilottiprojekti 1a käynnistyi elokuussa 2011. Pilottiyksiköitä olivat HUS:n lasten ja aikuisten apuvälineyksiköt, osa Meilahden ja iho- ja allergiasairaalan yksiköistä sekä Hyvinkään ja Länsi-Uudenmaan sairaanhoitoalueet.

Pilottiprojektin tehtävänä oli laatia apuvälinetoiminnan prosessikuvaukset ja tuotteistaa käyttöönotto mahdollisimman hyvin, jolloin käyttöönotot muissa yksiköissä käyvät helpommin ja nopeammin. Pääkäyttäjät koulutettiin loka-marraskuussa. Konversiotaulukot valmistuivat helmikuussa, jolloin testiajot AHA-järjestelmästä saatiin suoritettua järjestelmätestausta varten. Käyttäjämallin perusteet luotiin alkuvuonna ja käyttäjien koulutukset ajoittuivat maalis-huhtikuulle.

Tuotantokäyttö alkoi lasten apuvälineyksikön osalta 16.4.2012 ja muiden pilottiyksiköiden osalta viikkoa myöhemmin, 23.4.2012.

1b-projekti aloitti työskentelyn 15.5.2012 ja suoriutui 1a-projektin valmiiksi tallaamalla polulla nopeasti, aloittaen tuotantokäytön 15.10.2012. 1b-projetin yksiköitä olivat mm. silmä-korvasairaala, iho- ja allergiasairaala sekä syöpätautien klinikka. 1c-projekti käynnistyi syyskuussa ja tuotantokäyttö tapahtuu 14.1.2013. Kevään 2013 aikana HUS:n viimeisetkin yksiköt aloittavat tuotantokäytön, minkä jälkeen alkaa valmistautuminen käyttöönoton laajentamiseen alueen kuntiin ja terveyskeskuksiin.

Alueellinen apuvälinekeskus aloitti toimintansa omana taseyksikkönään 1.1.2013. Alueellisen apuvälinekeskuksen toimintamallit ja sen varastonhallintaprojekti, jossa on määritelty alueellisen apuvälinetoiminnan varastointia ja logistiikkaa, ovat edellyttäneet järjestelmään joitakin muutoksia, jotka otetaan käyttöön 14.1.2013. Samaan aikaan apuvälinehuolto keskittää apuvälineiden huoltojen kirjaamisen Effectoriin. Tätä varten järjestelmään on lisätty useita ominaisuuksia, jotta entisestä Mequ-järjestelmästä luopuminen on mahdollista.

HUS:n Effector-järjestelmän käyttöönotto on ollut iso hanke, kuten HUS itsekin, ja se jatkuu yhä. Toukokuussa 2012 projektiin 1a osallistuneille tehdyssä käyttäjätyytyväisyyskyselyssä saatiin mm. seuraavanlaisia kommentteja:

"Järjestelmä on käytössä ja suurimpaan osaan vastaan tulleista loppukäyttäjien ongelmista on saatu ratkaisu. Effector on muuttunut HUS-pyörityksessä ja olemme saaneetkin paljon haluamiamme muutoksia ihan vielä loppumetreillä mukaan. Tämän projektin aika- ja työntekijäresurssit huomioon ottaen käyttöönotto meni hyvin."

"Potilastietoja ei tarvitse kirjoittaa moneen kertaan eri paikkoihin kuten ennen."

"Maksareita kirjoitettaessa kaikki tiedot ovat helposti/automaattisesti saatavilla: palveluntuottajat, tilit, yhteystiedot yms."

"Ohjelmasta on helppo hakea tietoa potilaan saamista eri palveluista."

"Hanke oli tosi haasteellinen, tuntui välillä mahdottomalta suoriutua siitä oman työn ohessa. Se on luonut paineita työyhteisössä niin itselle kuin muille."