Uutiset

Case Eksote: Sähköinen palveluseteli vapautti henkilöresursseja asiakastyöhön

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin kuntayhtymä otti käyttöön Effector Palvelusetelit -järjestelmän ja https://palse.eksote.fi -palveluseteliportaalin mahdollistamat omaishoidon sijaistoiminnan sähköiset palvelusetelit marraskuun 2013 alussa. Sitä ennen omaishoidon vapaan paperiset palvelusetelit postitettiin kuukausittain asiakkaille kunkin kunnan toimesta erikseen.

Sähköisten palveluseteleiden käyttöönottoprojektin yhteydessä yhtenäistettiin omaishoidon sijaistoiminnan hallinnan prosessit Eksoten alueella. Prosessin sujuvuuden lisäämiseksi otettiin käyttöön Effica-järjestelmästä automaattisesti tuotettavat raportit, joiden perusteella Effector-palvelusetelijärjestelmä luo kuukausittain kolme 95 euron arvoista palveluseteliä niille asiakkaille, joiden kohdalla 15 vrk:n kotonahoitoehto täyttyy.

Suhteellisen mittavista prosessimuutoksista johtuen käyttöönottoprojekti oli Eksotessa suuri rutistus. Toisaalta, kun sähköisten palveluseteleiden myöntämisessä päästiin vauhtiin, voitiin hallinnollisen työmäärän todeta vähentyneen kaikissa palveluseteliprosessin vaiheissa. Pois jääneitä työvaiheita ovat mm. kuukausittain omaishoitajan vapaaoikeuden tarkistamiseksi suoritettu omaishoidettavan hoitovuorokausitietojen selaaminen ja laskujen tarkistukseen liittynyt selvitystyö. Sähköisen järjestelmän ansiosta työntekijöille jää enemmän aikaa asiakastyöhön kuin aikaisemmin.

Palvelusetelijärjestelmän käyttöönoton yhteydessä toteutettu toimintamallien yhtenäistäminen on yhdessä palvelusetelijärjestelmän kanssa helpottanut myös raportointia. Aiemmin alueen kunnat toimivat itsenäisesti, omien toimintamalliensa mukaan, jolloin myös raportit piti koostaa aikaa vievänä käsityönä yksittäisten kuntien tiedoista. Nyt Effector-järjestelmä tuottaa keskitetyt raportit sekä toiminnanohjaukseen tarvittavia tietoja.

Käytettävänä olevan saldon seurantaa helpottaa asiakkaille joka kuun alussa automaattisesti postitettava saldotiliote. Tiliotteessa näkyvät sekä myönnetyt uudet setelit että edellisen kuukauden aikana käytetyt palvelut. Myös yrittäjien palvelusetelitoimintaan liittyvä hallinnollinen työmääränsä on vähentynyt, kun järjestelmä huolehtii käyntikirjanpidosta ja tuottaa laskutustiedot.

Syyskuussa 2014 Eksotessa laajennettiin sähköisen palvelusetelin käyttöä ottamalla käyttöön lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun sähköinen palveluseteli. Suurin osa palveluntuottajista on samoja kuin omaishoidon vapaan palveluissa.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri on ensimmäinen Suomen julkinen toimija, joka on ottanut käyttöönsä täysin sähköisen palveluseteliprosessin palvelusetelin myöntämisestä laskun maksuun. Eksoten alueella toimii noin 900 omaishoitajaa, joista noin 640 on valinnut palvelusetelin omaishoidon vapaan vaihtoehdokseen.

Sähköinen palveluseteli soveltuu erityisesti palveluihin, joissa palveluseteleiden ja palvelutapahtumien määrä on suuri. Mitä suuremmat volyymit, sitä enemmän sähköinen toimintamalli automatisoi prosesseja.

Lisätietoja:
Taru Häyrynen, toimistonhoitaja, Eksote, omaishoidon tukikeskus
p. 040-127 4117 , Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Porin perusturvakeskus otti käyttöönsä Effector Palvelusetelit -järjestelmän mahdollistamat sähköiset palvelusetelit

Porin perusturvakeskus on syyskuun alussa aloittanut Effector Palvelusetelit -järjestelmän mahdollistamien sähköisten palveluseteleiden käytön fysio-, toiminta- ja lymfaterapiapalveluiden järjestämisessä. Palvelusetelit korvaavat aikuisasiakkaiden lääkinnällisen kuntoutuksen ostopalvelut.

Kesän ja alkusyksyn 2014 aikana läpiviety Effector Palvelusetelit -järjestelmän käyttöönotto eteni Porin perusturvakeskuksessa nopealla aikataululla; käyttöönoton määrittelyvaihe aloitettiin kesäkuussa ja ensimmäiset palvelusetelit myönnettiin järjestelmän kautta syyskuun alussa. Määrittelyvaiheessa palvelusetelin myöntäjä päättää palvelusetelin arvosta, sisällöstä ja palveluseteliprosessin eri vaiheissa sovellettavista säännöistä. Palveluntuottajat hakeutuvat mukaan prosessiin täyttämällä hakua varten suunnitellun hakemuslomakkeen, minkä jälkeen palvelusetelin myöntävä taho päättää hakemusten hyväksymisestä.

Palvelusetelin keskeisiä etuja ovat potilaiden valinnanvapauden kasvu ja palvelurakenteen joustavuus. Palvelusetelin saanut asiakas pääsee itse valitsemaan haluamansa palveluntuottajan listalta, joka on nähtävissä niin www-portaalissa, osoitteessa https://palse.fi, kuin myös jokaisen palvelusetelipäätöksen liitteissä. Potilas voi halutessaan kieltäytyä palvelusetelistä ja valita setelin myöntäjän oman palvelun.

Sähköisen palvelusetelijärjestelmän avulla palvelusetelitoiminta on kunnan tai kuntayhtymän näkökulmasta mahdollista toteuttaa joustavalla ja kustannustehokkaalla tavalla. Siirrettäessä prosessin hallinta ruutuvihoista tai Excel-taulukoista sähköiseen järjestelmään päästään eroon turhista manuaalisista työvaiheista, minkä seurauksena prosessi kevenee olennaisesti.

Lisätietoja:
Maarit Metsänen, fysioterapeutti, Porin perusturvakeskus
p. 044 701 3616, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Eksote laajensi sähköisen palvelusetelin käyttöä lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun järjestämiseen

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri on syyskuun alkupuolella aloittanut Effector Palvelusetelit -järjestelmän mahdollistaman sähköisen palvelusetelin käytön lapsiperheiden tilapäisen kotipalvelun järjestämisessä. Palveluntuottajat ovat heinäkuun alusta lähtien voineet hakeutua palvelusetelin palveluntuottajaksi www-portaalissa, osoitteessa https://palse.eksote.fi.

Effector Palvelusetelit -järjestelmän kautta on Eksotessa jo syksystä 2013 lähtien hallinnoitu omaishoidon sijaistoiminnan palveluseteleitä. Sähköinen palvelusetelijärjestelmä on Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirissä mahdollistanut palveluseteliprosessiin liittyvän työkuorman merkittävän kevenemisen ja tätä kautta prosessin sujuvuuden ja tehokkuuden lisääntymisen.

Case KHSHP: Siirtyminen ostopalveluista palveluseteleihin laski kustannuksia 13 - 15 %

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä otti lääkinnällisen kuntoutuksen fysio- ja toimintaterapioiden sähköiset palvelusetelit käyttöön vuoden 2013 alusta. Sitä ennen vastaavat palvelut hankittiin ostopalveluina. Palveluseteleiden käyttöönotosta lähtien ostopalveluja on käytetty vain niissä tilanteissa, kun potilas käyttää oikeuttaan kieltäytyä palvelusetelistä ja/tai kun potilaan yksilöllisen tarpeen kannalta on perusteltua jatkaa terapiaa tutun palveluntuottajan kanssa.

Syyskuussa 2014 koottiin tilastoja toteutuneista palvelusetelikustannuksista ja verrattiin niitä vuoden 2012 ostopalvelutoiminnan kustannuksiin. Voitiin todeta, että mikäli vuonna 2013 palveluseteleillä myönnetyt palvelut olisi hankittu vuoden 2012 keskimääräisillä ostopalveluhinnoilla, kustannukset olisivat olleet huomattavasti suurempia. Fysioterapiapalveluissa säästöä tuli 13 % ja toimintaterapiapalveluissa jopa 15 %. Rahassa mitattuna tämä tarkoittaa pelkästään fysioterapioiden osalta noin 37.000 euron vuosittaista kustannussäästöä.

KHSHP:n kuntoutuspäällikkö Tanja Avelin toteaakin, että "vaikka palveluiden kokonaismäärä on pysynyt kutakuinkin samana, olimme kyllä huomanneet, että rahaa kuluu vähemmän kuin aikaisimpina vuosina. Se, että prosentuaalinen säästö on näinkin merkittävä, oli kuitenkin positiivinen yllätys."

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri on sittemmin ottanut sähköiset palvelusetelit käyttöön myös puheterapiapalveluissa syksyllä 2013 ja psykoterapiapalveluissa syksyllä 2014.

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri on ollut sähköisen palvelusetelin edelläkävijä ja ottanut käyttöön Effector Palvelusetelit -järjestelmän ja palse.fi -palveluseteliportaalin jo syksyllä 2012.

Palveluseteli sopii ostopalveluita paremmin järjestämismuodoksi sellaisille palveluille, joissa määrällinen volyymi on riittävän suuri, palveluntuottajien määrä on niin iso, että kilpailu toimii, ja ostettavat palvelut ovat selkeästi kategorisoitavissa "tuotteisiin". Ostopalvelujen ja puitesopimusten ongelmana on, että markkinat sulkeutuvat pitkäksi ajaksi, mikä estää uusien toimijoiden tulon markkinoille ja pitkällä tähtäimellä johtaa markkinoiden monopolisoitumiseen.

Lisätietoja:
Tanja Avelin, kuntoutuspäällikkö , KHSHP
p. 03-629 2221, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Laskunkäsittelyä helpottavia uusia järjestelmäintegraatioita

Effectorin ja asiakkaidemme eri laskunkäsittelyjärjestelmien välille on kevään ja kesän aikana toteutettu laskujen käsittelyä helpottavia integraatioita.

Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä on kuluvan vuoden aikana tehostanut ostolaskujen käsittelyprosessiaan ottamalla käyttöönsä Effector- ja Rondo-järjestelmien välisen integraation. Integraatio otettiin käyttöön kesäkuussa. Järjestelmien välisen integraation ansiosta Effectoriin syötetyt tilaukset ja maksusitoumukset siirtyvät nyt tiliöintitietoineen Rondoon, mikä mahdollistaa sen, että Rondossa käsiteltävä lasku voidaan suoraan kohdistaa Effectorin tilaustietoihin. Tällä tavoin voidaan vaivattomasti tarkistaa, että laskun ja tilauksen tiedot täsmäävät toisiinsa, ja hyväksyä tilaukseen täsmäävä lasku automaattisesti.

Rondossa tehdyn kohdistuksen jälkeen valmis laskuaineisto palautuu Effectoriin, minkä seurauksena Effectorissa on aina oikeat ja ajantasaiset tiedot siitä, mitä on laskutettu ja mitä on vielä laskuttamatta. Toteutuneet kustannustiedot ovat hyödynnettävissä niin raportoinnissa, budjetin seurannassa kuin tapahtumakohtaisessa seurannassa.

Etelä-Savon sairaanhoitopiirin otti tammikuussa 2014 käyttöönsä Effectorin ja Workflow-laskunkäsittelyjärjestelmän välisen liittymän. Liittymässä lasku vastaanotetaan Workflow-järjestelmään, mistä se liitteineen siirtyy Effectoriin. Lasku käsitellään Effectorissa kohdistamalle se niihin tilauksiin, joita se koskee. Tässä vaiheessa voidaan tarvittaessa samalla päivittää tilauksen tietoja, mikä saattaa olla tarpeen esimerkiksi silloin, jos on tehty lisätilauksia tai osa tilauksista on saapunut vajaana. Laskun tiedot voidaan aina tarkistaa liitteeltä, joka on näkyvissä samassa näkymässä.

Kohdistuksen jälkeen lasku asiatarkistetaan Effectorissa. Jos laskun tiedot täsmäävät tilaukseen, lasku hyväksytään automaattisesti. Laskun ja tilaustietojen väliset eroavaisuudet hyväksytään erikseen. Kun lasku on kokonaisuudessaan hyväksytty, siirtyvät laskun tiliöintitiedot Workflow-järjestelmään. Workflow-järjestelmästä se siirtyy edelleen automaattisesti maksatukseen ja kirjanpitoon.

Effector käyttöön Kouvolassa

Kouvolan kaupungin terveyspalveluissa on otettu käyttöön Effector-järjestelmä, jota käyttävät sekä hoitotarvikepalvelun että kotihoidon henkilöstö. Järjestelmään kirjataan kullekin asiakkaalle ilmaiseksi annettavien hoitotarvikkeiden määrät, esimerkiksi kuinka paljon asiakas voi noutaa diabeteksen hoitoon tarvitsemiaan tuotteita.

Asiakkaan noutamat tarvikemäärät kirjataan järjestelmään, minkä ansiosta järjestelmästä voidaan raportoida jaettujen hoitotarvikkeiden määrät esimerkiksi asiakkaittain, asiakasryhmittäin, toimipisteittäin ja tuoteryhmittäin. Samalla saadaan tieto hoitotarvikkeiden jakelun kustannuksista halutulla tavalla ryhmiteltynä.

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri ottaa käyttöönsä kaihileikkausten sähköisen palvelusetelin

HUS ottaa käyttöönsä kaihileikkausten sähköisen palvelusetelin. Palveluntuottajaksi voi nyt rekisteröityä palveluseteliportaalissa https://hus.palse.fi ja sähköisten palveluseteleiden myöntäminen aloitetaan syksyllä 2014.

Palvelusetelit toimintamuotona lisää potilaan valinnanvapautta ja hoidon saatavuutta. Kaihileikkauksiin myönnetään HUS:ssa tällä hetkellä paperisia palveluseteleitä. Sähköisen palvelusetelijärjestelmän myötä palveluseteliprosessiin liittyvä työmäärä HUS:ssa kevenee ja prosessi muuttuu sähköisen tiedonsiirron myötä muutenkin jouhevammaksi. Palveluntuottajan näkökulmasta uutta on palveluseteliportaali, jossa palveluntuottaja asioi prosessin eri vaiheissa.

Potilaan näkökulmasta palveluseteli on houkutteleva vaihtoehto. Palvelusetelin saatuaan hän pääsee itse valitsemaan haluamansa palveluntuottajan listalta, joka on nähtävissä niin palveluseteliportaalissa kuin palvelusetelipäätöksen liitteissä. Potilas voi halutessaan kieltäytyä palvelusetelistä ja näin valita HUS:n oman palvelun.

Lisätietoja:
Tuukka Uusheimo, projektipäällikkö, HUS-Tietohallinto
p. 050 410 7499, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Leif Esselström, toimitusjohtaja, Polycon Oy
p. 040 578 9608, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Vuoden 2014 Effector pääkäyttäjäpäivät pidettiin Turussa 14.-15.5.

Vuoden 2014 Effector-pääkäyttäjäpäiviä isännöi Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellinen apuvälinekeskus yhteistyössä Polycon Oy:n kanssa. Paikkana oli Sokos Hotel Hamburger Börs. Osallistujamäärän suhteen tehtiin jälleen ennätys, kun lähes kaikki 79 ilmoittautunutta pääsivät paikalle.

Keskiviikkoaamu alkoi tuttuun tapaan isäntäväen puheenvuoroilla. Kahden päivän aikana ehdittiin kuulemaan esityksiä mm. Sote-uudistuksesta, Kanta-arkistosta, Effector -järjestelmän tuoreimmista ominaisuuksista sekä Effector-käyttäjien käyttökokemuksista. Lisäksi yleisö sai kuulla Marianne Hakkaraisen esittelemänä Effectorin käyttäjille suunnatun tyytyväisyyskyselyn tuloksia. Käyttäjäpäivien materiaalit ovat selattavissa Effector Keskuksessa.

Keskiviikkoiltaa iltaa vietettiin Turun kauniissa saaristossa. Aito matkustajahöyrylaiva m/s Ukkopekka kyyditsi matkustajat Loistokarille, missä nautittiin illallinen saaristolaishengessä ja pyörähdeltiin laituritanssien merkeissä.

Seuraavat Effector käyttäjäpäivät tullaan pitämään toukokuussa 2015 Kemissä. Ajankohta tarkentuu myöhemmin.