Uutiset

VR Groupin ajoneuvot Effectoriin

VR Groupin ajoneuvot siirtyivät lähes kokonaan sen itsensä hallinnoitavaksi vuoden 2015 alusta. Samassa yhteydessä suurin osa VR Trackin Effector-järjestelmän avulla jo aiemmin hallinnoimista 800 ajoneuvoista siirtyi VR Groupin hallinnoitavaksi. Tämän vuoden syyskuun alussa myös VR Group otti käyttöönsä Effectorin, jolla se hallinnoi kaikki lähes 1000 ajoneuvoaan.

Ajoneuvojen ja niihin liittyvät tilaukset kirjataan järjestelmään. Ajoneuvoille määritellään saapumisvaiheessa tietyt hankintatapakohtaiset, säännölliset kustannukset, joita ovat vakuutusmaksut, leasing- tai rahoitusmaksut, ajoneuvoverot sekä renkaan vaihto ja -säilytysmaksut. Nyt käyttöön otettu liittymä Basware IP -laskutusjärjestelmään automatisoi ajoneuvoihin liittyvää laskujen käsittelyä huomattavasti entiseen verrattuna ja vähentää merkittävästi manuaalista työtä, poistaa virheitä ja aiheetonta laskutusta sekä mahdollistaa seurannan ja raportoinnin. Merkittävien laskuttajien laskuille on käytössä laskun tulkkaus, jolloin laskun liitteeltä tulkataan valmiina rivitiedot. Mikäli laskun summa vastaa sovitun virhemarginaalin puitteissa tilausten arviohintojen summaa, lasku voidaan hyväksyä ilman manuaalisia työvaiheita automaattisesti. Mikäli laskun summa ylittää arvioidun summan, järjestelmä hälyttää siitä.

Samassa yhteydessä otettiin käyttöön myös sähköinen tilausten hyväksyntä ja automaattinen sähköpostitilaus, jossa sähköinen hyväksyntä lähettää tilauksen automaattisesti sähköpostilla tuottajalle. Käyttäjäoikeuksissa otettiin käyttöön välitason pääkäyttäjäoikeudet, jolloin ylläpitäjäkäyttäjä voi luoda ja ylläpitää käyttäjien käyttäjäoikeuksia oman organisaationsa osalta.

VR Groupin ajoneuvovastaava Mika Aittokoski kertoo:
"Uuden toiminnallisuuden käyttöönotto on sujunut odotetunmukaisesti. Käyttöönotto on ollut joustavaa ja ratkaisut ongelmiin ovat löytyneet nopeasti. Uusilla toiminnallisuuksilla saamme kaluston kuluseurantaan sekä raportointiin haluttua lisähyötyä ja tarkkuutta. Tilaus- ja laskunkäsittelyprosessit tehostuvat merkittävästi toimintojen keskittyessä samaan sovellukseen."

Lisätietoja:
Mika Aittokoski, ajoneuvovastaava, VR Group
p. 040 864 5490, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Lasse Anderson, teknologiajohtaja, Polycon Oy
p. 040 523 8678, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.